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Presupuestos

Crear un presupuesto

Los presupuestos recogen la propuesta económica para un cliente. No son los estados de un trabajo: tienen su propio estado, versiones e historial.

Abre Gestión > Presupuestos y pulsa Crear presupuesto.
Indica el título y el cliente. Revisa el teléfono, email y dirección de contacto del presupuesto; enrutar los preselecciona cuando el cliente solo tiene una opción válida, y puedes indicar otros.
Añade una fecha de validez y notas si las necesitas. Las notas son visibles para el cliente.
En Bienes y servicios, elige artículos del catálogo o escribe líneas libres. Revisa la cantidad, precio unitario, impuesto y, si corresponde, descuento porcentual o de importe fijo de cada línea.
Revisa los canales de envío antes de guardar. En un presupuesto nuevo aparecen seleccionados de forma predeterminada los canales configurados en las notificaciones a clientes. Desmárcalos si quieres conservar ese presupuesto solo como borrador; este cambio no modifica las preferencias de la organización.

Puedes crear un artículo desde el selector y volver al presupuesto sin perder lo que habías rellenado. Si indicas un identificador, debe ser único en la organización.

Acceso y responsables

Crear y gestionar presupuestos requiere Enterprise y acceso de Gestión o Total. Con acceso Restringido solo puedes consultar presupuestos en los que tengas una asignación activa, ya sea directa o mediante un equipo al que pertenezcas. Salir del equipo o retirar esa asignación revoca el acceso. Los documentos existentes siguen siendo consultables, según tus permisos, si la organización deja de ser Enterprise.

El creador queda asignado automáticamente. Desde la barra lateral puedes gestionar los responsables, que pueden ser empleados, agentes o equipos.

Estados, versiones y aceptación

En escritorio, pulsa Editar en la sección del estado; en móvil, usa Actualizar estado. Puedes avanzar entre Borrador, Enviado y Aceptado. No puedes volver a un paso anterior desde ese selector. También puedes cancelar un presupuesto.

Borrador: puedes editarlo sin crear otra versión.
Enviado o cancelado: usa Editar como nueva versión para preparar un nuevo borrador sin sustituir la versión anterior.
Aceptado: su contenido queda bloqueado.

Al aceptar, revisa la opción seleccionada: Aceptar y crear trabajo viene marcada inicialmente, junto con la copia de comentarios. Esta opción abre el formulario completo del trabajo con el cliente, título, notas y datos de contacto ya rellenados. Puedes completar o corregir el trabajo antes de crearlo; al guardarlo también se copian las líneas del presupuesto y el presupuesto pasa a aceptado. Elige Solo aceptar si aún no quieres crear un trabajo. Si lo aceptaste así, puedes volver al selector de estado para crear el trabajo más adelante.

Consulta las versiones desde la barra lateral y descarga el PDF de la versión que necesites. Los PDF de las versiones finalizadas se conservan: editar el presupuesto o cambiar el diseño de documentos no sustituye esos PDF. El desglose fiscal agrupa las cuotas según el tipo, régimen y calificación fiscal de cada línea.

Enviar al cliente

En Actualizar estado, elige Enviado y marca Enviar por WhatsApp, Enviar por email o ambos. El botón será Enviar al cliente. Si no seleccionas ningún canal, Marcar como enviado solo registra el estado; no manda ningún mensaje.

Los envíos usan el teléfono o email guardados en el presupuesto. Si faltan o no son válidos, el canal muestra el motivo y no se puede seleccionar. Un canal tampoco permite repetir el envío de la misma versión si ya se ha enviado o se está enviando. Revisa el indicador Enviando y el historial para distinguir un envío en curso de uno completado o fallido.

Por WhatsApp, el cliente recibe una invitación a recibir el documento y, al aceptar esa entrega, recibe el PDF. Aceptar la entrega del PDF no equivale a aprobar el presupuesto. En la conversación, el envío automatizado del presupuesto aparece atribuido a EVA.

Comentarios, historial y archivo

Los presupuestos tienen comentarios propios, con adjuntos y menciones, e historial de acciones y envíos. Se pueden gestionar mientras el presupuesto está en borrador o enviado y no está archivado. En los demás estados son de solo lectura; si ya hay un trabajo vinculado, continúa allí la conversación.

Archivar no equivale a cancelar: retira el presupuesto de la lista activa sin borrar su estado ni su historial. Puedes desarchivarlo para recuperarlo. En la lista, pulsa Seleccionar para marcar varios presupuestos y archivarlos o desarchivarlos a la vez.

Las fechas se muestran en el idioma de la interfaz y las horas del historial en la zona horaria de la organización.

Buscar y filtrar

La lista incluye las columnas Responsables y Creación. En el panel de filtros, Abrir muestra los presupuestos no archivados y Archivado los archivados. El texto Abrir no limita la lista a un estado concreto.

Combina los grupos Estado, Responsables y Clientes. Cada grupo permite seleccionar varios valores; los responsables incluyen Sin asignar. Si un presupuesto tiene varios responsables, basta con que uno de ellos esté seleccionado. Puedes buscar dentro de los grupos de responsables y clientes, además de usar la búsqueda de la lista. El selector Seleccionar rango de fechas... filtra por la fecha de creación cuando indicas tanto el inicio como el final.