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Documentos
¿Qué son los documentos?
Entendemos por documentos todos los archivos que se adjuntan tanto en Comentarios como los que se envían o se reciben en los Chats de WhatsApp. Esto incluye las fotos, vídeos y documentos PDF pero excluye los archivos de audio, que se interpretan únicamente como comentarios.
Para facilitar su búsqueda y acceso, enrutar proporciona la sección de documentos, donde se pueden ver todos los documentos que se han subido a la organización, así como acceder al comentario o chat de donde provienen.
Usando los documentos
Cada uno de los documentos que se suben a enrutar es procesado mediante inteligencia artificial para extraer un pequeño resumen. Este resumen nos sirve para, desde la página de documentos, poder hacer búsquedas de lenguaje natural. Por ejemplo si subes fotos de hornos, puedes buscar horno en el buscador de la página de documentos y es bastante probable que encuentres la foto que buscas.
Desde la página de documentos puedes también filtrar por Clientes o Trabajos para encontrar todos los documentos asociados a dicha entidad, siempre que tengas acceso.
Los documentos se almacenarán de forma indefinida en la nube de enrutar. De todas formas, si se quieren borrar, es tan sencillo como borrar el comentario donde se encuentra dicho documento y desaparecerá del sistema.
Los documentos que se suban a los comentarios de un trabajo pueden ser añadidos al Parte de trabajo, podéis encontrar más información aquí.
Límites de subida por usuario
Cada usuario tiene un límite diario de subidas de archivos.
- Máximo: 200 archivos al día por usuario
- Cuándo se reinicia: cada día a medianoche UTC
- Qué pasa si lo superas: verás un aviso indicando que has alcanzado el límite y tendrás que esperar al día siguiente para seguir subiendo
Límites por archivo
Cada archivo individual también tiene restricciones.
Tamaño máximo por archivo
- Máximo: 100 MB por archivo
- Qué pasa si lo superas: enrutar no podrá subir el archivo y te pedirá usar un archivo más pequeño
Optimización automática de imágenes
- enrutar optimiza automáticamente las imágenes para que pesen menos y carguen más rápido.
- Objetivo aproximado: alrededor de 1 MB por imagen optimizada
- Tamaño máximo: 2048 px en el lado más largo
Si subes fotos muy grandes desde el móvil, enrutar las ajustará para que sean más ligeras y se vean bien.
Espacio de almacenamiento
En la página de documentos puedes ver el uso de almacenamiento de tu organización para tener controlado cuánto estáis ocupando con archivos.
- Límite por organización: 1 GB por usuario en tu organización.
- Ampliación de espacio: si necesitáis más, habla con soporte y os ayudamos a ampliarlo
Procesamiento de documentos y previsualizaciones
Para que los archivos se puedan consultar rápido dentro de enrutar, aplicamos límites de procesamiento y generamos previsualizaciones.
- Documentos y PDFs: enrutar puede extraer texto para ayudar con funciones de resumen y búsqueda.
- Excel: se procesan hojas con un número limitado de filas y columnas para asegurar rapidez.
- Previsualizaciones:
- Miniaturas para imágenes y vídeos
- Vista previa media para una carga ágil
- En vídeos se extraen varios fotogramas
- En audios se genera una previsualización tipo onda
- Conversión de documentos: si un archivo requiere conversión para previsualizarlo, hay un tiempo máximo de espera para evitar bloqueos.
Tipos de archivo permitidos
Puedes subir:
- Imágenes, vídeos y audios en formatos habituales
- Documentos de Office Word, Excel, PowerPoint
- Archivos de texto
.txt
Si intentas subir un formato no compatible, enrutar te avisará para que uses un tipo de archivo permitido.