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Trabajos

Los trabajos son el bloque fundacional de enrutar. Es la estructura sobre la que se construye todo el sistema y la pieza más importante. En este artículo explicaremos en detalle qué son los trabajos, cómo se crean y configuran y todas sus entidades relacionadas.

¿Qué es un trabajo?

En enrutar entendemos un trabajo como una intervención concreta, acotada en el tiempo que se realizará a un cliente. Un trabajo puede tener una única visita, múltiples o ninguna. Esta definición es bastante amplia, pues hay muchos tipos de trabajos diferentes, y todos ellos deberían poder ser modelados usando enrutar. A continuación voy a poner algunos ejemplos de trabajo y cómo se verían en enrutar:

Averías: Este es el trabajo más simple de representar. Crearíamos un trabajo con una única visita para llevar a cabo la reparación.
Mantenimientos: Crearíamos un trabajo y luego crearíamos una visita por cada vez que se deba ir a realizar el mantenimiento. De esta forma siempre se reporta sobre el mismo trabajo y tenemos visible todo el historial.
Obras: Las obras pueden ser representadas de muchas formas. Aquí podríamos entender cada fase como un trabajo diferente o utilizar un único trabajo para todo el proceso. Luego crearíamos las visitas pertinentes.

Estos son simplemente algunos casos básicos. La estructura de trabajo con múltiples visitas permite configurar cada intervención al detalle para que se adapte lo mejor posible a la realidad.

Un trabajo no tiene por qué tener visitas. Podéis registrar un trabajo pendiente antes de que se confirme e ir realizando su seguimiento.

Creación de trabajos

Para crear un trabajo navegaremos a Trabajos > Crear Trabajo. Podemos llegar aquí:

Clicando en el botón + Crear Trabajo desde la pantalla de Trabajos (tanto la vista de tablero como la de lista).
Clicando en el icono hoja + en el panel lateral de la pantalla de Cliente. De esta forma el cliente estará ya seleccionado.
Desde cualquier desplegable donde se pueda buscar un trabajo, por ejemplo al crear una visita desde el Calendario. Si buscamos un título que no existe nos aparecerá un botón de Crear Trabajo con el título.

Una vez en la pantalla de creación del trabajo tendremos que proporcionar obligatoriamente un título y un cliente. Si el cliente no existe aún en enrutar, podemos crearlo directamente desde el desplegable de búsqueda. Al introducir su nombre aparecerá un botón de Crear cliente que nos llevará a la página adecuada.

Además podremos añadir información opcional para detallar el trabajo:

Descripción: Un resumen de la intervención que aparecerá tanto en el trabajo como preestablecida en cada una de las visitas.
Identificador: Un código único que identificará al trabajo en la plataforma. Este código se puede elegir (por ejemplo si utilizáis otro software y lo queréis referenciar) o se creará automáticamente utilizando nuestro Sistema de identificadores.
Estado: Un tag excluyente y personalizable que clasifica al trabajo según su estado. Un trabajo sólo puede tener un único estado en cada momento.
Etiquetas: Una serie de propiedades configurables que permiten filtrar y clasificar cada uno de los trabajos. Un trabajo puede tener múltiples etiquetas.
Campos personalizados: Si tu organización ha configurado campos personalizados, aparecerán en el formulario para que puedas rellenarlos. Los campos marcados como obligatorios deben completarse antes de guardar.

Y cierta información opcional relativa al Cliente. Aquí aparecerán los datos que tenga el cliente en enrutar, pero estos pueden ser modificados si la persona final a contactar es diferente:

Teléfono de Contacto: Este número aparecerá en la visita para poder contactar tanto por teléfono como por WhatsApp, también será el número al que se manden los Recordatorios de WhatsApp si están habilitados.
Correo de Contacto: Este correo se utilizará para recordar la visita y para mandar el parte de trabajo si está habilitado.
Dirección: Posiblemente el campo más importante. Es la dirección que se le mostrará al operario en el mapa cuando tenga que realizar la visita.
Se pueden configurar etiquetas para dar más detalles. Por ejemplo en el teléfono podríamos poner el nombre de la persona y en la dirección el piso o la puerta del domicilio.

Al finalizar la creación de un trabajo puedes clicar en Guardar y crear otro para facilitar la navegación si estás creando muchos de golpe.

Creación de trabajos por email

Otra forma un poco más automatizada de crear trabajos es hacerlo mediante la dirección de correo entrante que enrutar proporciona. Para ello debemos navegar a Configuración > Configuración de la Organización y llegar al apartado de Dirección de correo entrante. Aquí podremos ver una dirección de correo del tipo <identificador>@i.enrutar.com.

Para crear un trabajo de esta manera podemos mandar un correo con todos los datos relevantes del trabajo (y si se debe hacer una visita y cuándo) y el sistema creará todas las entidades. El sistema no creará un cliente si no está en la plataforma pero intentará asignar uno existente si algún dato (email, teléfono o nombre) coincide. Por otro lado, si vuestra empresa recibe correos detallando trabajos los podéis reenviar a la dirección y funcionará de la misma forma.

Es importante recalcar que esta creación se realiza mediante inteligencia artificial, por lo que es muy recomendable revisar el contenido para comprobar que no existen fallos.

La dirección de correo generada es única para cada organización y es de carácter privado. Cualquier persona con acceso a la dirección podría crear trabajos en vuestra organización.

Creación de trabajos por WhatsApp

Del mismo modo que se pueden crear trabajos por correo electrónico, existe la posibilidad de hacerlo utilizando el número de WhatsApp de enrutar. Para ello el empleado debe verificar su teléfono.

Esto lo puede hacer navegando a Configuración > Empleados y clicando sobre su propio nombre. Aparecerá una ventana emergente titulada Editar Empleado, y en la sección Estado de verificación del teléfono tendrán que clicar en Verificar por WhatsApp. Esta acción abrirá una conversación con el chat de enrutar y automáticamente creará un mensaje del tipo Mi código de verificación es: <código de verificación>. Una vez se envíe este mensaje el teléfono quedará verificado.

A partir de este punto el empleado podrá utilizar la conversación con el WhatsApp de enrutar para crear mensajes tal y como se puede hacer por email.

Algunas particularidades de la creación por WhatsApp son:

Soporte de mensajes de audio. Resulta cómodo enviar los trabajos de ese modo, pues suele ser más rápido.
Soporte del reenvío de mensajes de otros usuarios.
Soporte de múltiples mensajes para un único trabajo. Nuestro sistema espera 30 segundos después de cada mensaje antes de procesarlo, esto permite mandar diversos mensajes para que se procesen juntos y no como trabajos independientes. Puede ser importante por ejemplo cuando se reenvía un mensaje de otro usuario y se quiere añadir información relativa a ese trabajo.

Uso de los trabajos

A medida que avance el desarrollo de un trabajo, podéis ir realizando algunas acciones a modo de consulta o seguimiento. Estas son algunas de las más importantes:

Actualizar el Estado o las Etiquetas: Esto se puede realizar desde la propia página del trabajo, sin tener que entrar a editarlo.
Escribir o leer un comentario. Esta será la forma de comunicarse con los operarios o de apuntar información relevante a medida que sucede.
Mencionar a EVA en comentarios. Puedes pedirle recordatorios o visitas directamente desde el hilo del trabajo.
Consultar el Historial del Trabajo.
Modificar la lista de Responsables (empleados, equipos o agentes). Esto permite controlar el acceso de cada uno de los empleados según sus permisos.
Crear Visitas, Listas de Materiales y Partes de Trabajo.
Suscribirse a las notificaciones.
Gestionar recordatorios del trabajo. Ver recordatorios de trabajo.

Recordatorios de trabajo

Los recordatorios te permiten crear alertas personalizadas para no olvidar tareas o seguimientos relacionados con un trabajo específico. Cada recordatorio puede configurarse con un mensaje personalizado y un momento concreto para recibir la notificación.

Creación de recordatorios

Para crear un recordatorio, accede a la página de un trabajo y busca la sección Recordatorios. Clica en el botón Crear para abrir la ventana de creación.

También puedes crearlo desde un comentario mencionando a @Eva con la fecha y hora deseadas. Eva confirmará el recordatorio en el mismo hilo. Ver Usar a Eva en comentarios.

Al crear un recordatorio deberás configurar:

Mensaje - obligatorio: Describe qué quieres recordar (por ejemplo, "Llamar al cliente para confirmar materiales").
Momento del recordatorio: Puedes elegir entre dos opciones:
- Fecha y hora absoluta: Elige un día y hora específicos (por ejemplo, "15 de marzo a las 10:00").
- Tiempo relativo: Configura el recordatorio en relación a la fecha de creación (por ejemplo, "1 día antes", "2 semanas antes", "3 meses antes").

Una vez creado, el recordatorio aparecerá en la lista de recordatorios del trabajo.

Gestión de recordatorios

Desde la sección de recordatorios puedes:

Ver todos los recordatorios: Aparecen ordenados con un icono de campana 🔔.
Editar un recordatorio: Clica sobre el recordatorio para modificar su mensaje o momento de envío.
Marcar como completado: Los recordatorios completados se muestran tachados con una marca de verificación ✓.
Eliminar un recordatorio: Clica en el botón de eliminar (se pedirá confirmación).

Notificaciones de recordatorios

Cuando llegue el momento configurado, enrutar te enviará una notificación directamente (push en el navegador o en la app) para avisarte del recordatorio. Al pulsar la notificación se abrirá el trabajo y el recordatorio correspondiente para que puedas gestionarlo al instante. Los recordatorios enviados quedarán registrados en el historial del trabajo.

Al crear un recordatorio, enrutar te añade automáticamente como seguidor del trabajo para que no te pierdas ninguna actualización.

Los recordatorios son visibles para todos los usuarios con acceso al trabajo, pero las notificaciones se envían únicamente al creador del recordatorio.

Edición en masa

Algunas de las actividades anteriores (en concreto actualizar el estado, actualizar las etiquetas, modificar los responsables y archivar) se pueden realizar masivamente. Para ello debemos ir a la vista de lista de trabajos o Tablero Kanban, clicar en Editar, seleccionar los trabajos relevantes y pulsar en el botón de la acción que queramos realizar.

Archivar un trabajo

Cuando las actividades que tenías que realizar sobre un trabajo han finalizado, recomendamos archivarlo. Un trabajo archivado no aparecerá en el sistema a no ser que se busque específicamente. Esto permite eliminar mucho ruido del sistema y encontrar más fácilmente los trabajos activos.

Para archivar un trabajo lo puedes hacer:

Desde la pantalla del trabajo, en el botón ... de la esquina superior derecha.
Haciendo una edición en masa.

Estos trabajos seguirán accesibles si activamos la opción Archivado en nuestro Sistema de filtros, y siempre podrán ser desarchivados de forma análoga a como los archivamos.

Archivar un trabajo con partes activos

Si el trabajo tiene Partes de Trabajo activos en el momento de archivarlo, enrutar te preguntará si también quieres archivarlos. Puedes elegir:

Archivar solo el trabajo: El trabajo se archiva pero los partes de trabajo siguen activos y accesibles.
Archivar trabajo y partes: Se archivan el trabajo y todos sus partes activos a la vez.

Si luego quieres consultar los partes archivados, puedes verlos desde la sección de partes dentro del trabajo desplegando la opción Mostrar partes archivados.