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Tu organización a tu medida

enrutar es una plataforma muy configurable, ya que cada empresa tiene una forma de funcionar y queremos que esa operativa se represente de la forma más fiel posible en el sistema. Para ello, ofrecemos ciertas entidades personalizables. En esta guía podréis ver qué cambiar y cómo cambiarlo para organizaros perfectamente en enrutar.

Estados de Trabajo

Los Estados de Trabajo son, como su propio nombre indica, cada uno de los puntos en los que se puede encontrar un Trabajo dentro de su ciclo de vida. Estos estados tienen un nombre y un color, y representan una columna en la vista de Tablero Kanban. Un estado será el estado predeterminado, lo podemos imaginar como el estado inicial.

Por defecto, enrutar trae los estados de lo que sería una empresa de instalaciones o averías convencional. Estos estados son:

  • Presupuesto Pendiente (predeterminado)
  • Presupuesto Aprobado
  • En Progreso
  • Facturado
  • Cobrado

Bajo este marco, el ciclo de vida de un trabajo sería el siguiente:

  • 1.- Nos llama un cliente informando de la avería -> Creamos el Trabajo en enrutar con estado Presupuesto Pendiente.
  • 2.- Redactamos el presupuesto[^1] y lo enviamos. El cliente nos da el visto bueno -> Actualizamos el trabajo a Presupuesto Aprobado.
  • 3.- Planificamos la(s) Visita(s) -> Actualizamos a En Progreso.
  • 4.- Finalizamos el trabajo. Redactamos y enviamos la factura -> Pasamos a Facturado.
  • 5.- El cliente nos paga. -> Movemos el trabajo a Cobrado.

Por último cuando un trabajo se da por terminado, recomendamos Archivarlo, para que no ocupe espacio en nuestro tablero o lista. Ver Trabajos.

Podemos ver en este ejemplo que hay diferentes puntos donde podríamos tener más estados. Podría ser que quisieras representar un estado Factura Pendiente entre En Progreso y Facturado. O por ejemplo, quizás tus operarios cobran al final de cada una de las visitas, por lo que Facturado podría desaparecer. Ahí es donde reside el poder de los estados, en hacerlos vuestros.

Os propongo un caso diferente, una empresa de limpiezas podría tener esta estructura de estados:

  • Cliente Potencial (Predeterminado)
  • Activo - semanal
  • Activo - Quincenal
  • Activo - Mensual
  • Baja

Aquí, los clientes que pidieran información e hicieran una prueba del servicio se pondrían en Cliente Potencial. Una vez contratan el servicio y la periodicidad pasarían a uno de los tres Activo, y terminarían en Baja cuando se diera de baja el servicio. Esta es una estructura más apta para visitas recurrentes (mantenimientos, jardinería, limpieza), en contraste con la estructura transaccional que vimos anteriormente.

Etiquetas de Trabajo

Las Etiquetas de Trabajo sirven para clasificar los trabajos en diferentes tipos. Al contrario que los estados, un Trabajo puede tener múltiples etiquetas. Su función principal es facilitar la búsqueda y filtrado de trabajos en la plataforma.

Nos podemos imaginar una empresa de climatización. Podría tener las siguientes etiquetas relativas al tipo de sistema a intervenir:

  • Caldera
  • Aire acondicionado
  • Radiador
  • Aerotermia

Por otro lado podrían tener etiquetas relativas a la urgencia de la intervención:

  • Prioridad-alta
  • Prioridad-media
  • Prioridad-baja

E incluso podrían tener algunas relativas al tipo de servicio:

  • Instalación
  • Mantenimiento
  • Avería

Aquí nos podríamos imaginar que cada trabajo tiene hasta 3 etiquetas (una por tipo), podrías tener una Instalación de Caldera con Prioridad-baja o una Avería de Radiador con Prioridad-alta.

Las etiquetas se vuelven muy potentes al combinarlas con el Sistema de filtros, pues en unos pocos clics puedes encontrar todos los trabajos clasificados de una o otra manera.

Rutas

Las Rutas sirven para organizar las visitas. Por lo general, entendemos que todas las visitas asignadas a una ruta en un mismo día funcionan como un bloque, por lo que serán realizadas por el mismo operario o grupo de operarios. Esto nos puede ayudar a planificar jornadas antes de asignarlas, pues sabemos de qué ruta se trata pero no quién la va a hacer.

Hay diferentes formas de organizar las rutas:

  • Según el tipo de trabajo: una empresa de instalaciones puede que tenga empleados que se dediquen a presupuestar y otros que se dediquen a obras. Podríamos tener estas rutas:
    • Inspecciones 1
    • Inspecciones 2
    • Obras 1
    • Obras 2
  • Según la distribución geográfica: es posible que quieras planificar las visitas por ubicación para no hacer que los operarios realicen grandes traslados. Podríamos tener
    • Madrid Norte
    • Madrid Sur
    • Madrid Este
    • Madrid Oeste
  • Según los vehículos: Si agrupas a tus técnicos puede que te interese partir las rutas por furgonetas, por ejemplo:
    • Furgoneta 1
    • Furgoneta 2
    • Furgoneta 3

Una vez tengas las rutas planificadas, puedes asignar a los operarios a las visitas.

No es necesaria la utilización de rutas para trabajar con enrutar. Puedes funcionar sin problema simplemente asignando a los operarios directamente a las visitas. Las rutas simplemente añaden una capa de personalización extra.

Listas de Tareas

Las Listas de tareas sirven para que los operarios validen que han realizado cierta actividad una vez en la visita. Tienen mucho valor a la hora de verificar que los puntos clave de un trabajo se cumplen.

Estas listas de tareas se pueden crear a mano cuando se crea una visita, lo que funcionaría bien para tareas puntuales pero requiere de una inversión de tiempo cada vez que se quieran crear. Para trabajos recurrentes como mantenimientos o instalaciones, existe la posibilidad de crear plantillas para facilitar el proceso.

Es tan sencillo como ir a Configuración > Plantillas de listas de tareas y crear las plantillas con los elementos necesarios. Por ejemplo, si siempre se realiza la instalación de un modelo de aire acondicionado que requiere de unas comprobaciones específicas, crearíamos una plantilla con el nombre del modelo y una tarea por cada comprobación. Una vez creada la plantilla ya la podremos asignar a la visita que queramos.

Siguientes pasos

Una vez configurada tu organización ya estarás bastante familiarizado con todo el sistema. Puedes seguir explorando la documentación, ver Tu día a día en enrutar o contactarnos para cualquier duda.

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