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Visitas

¿Qué es una visita?

Las visitas son una parte fundamental de enrutar. Entendemos una visita como un evento al que acudirán uno o más operarios dentro del contexto de un trabajo para un cliente. La visita puede ser la totalidad del trabajo o solo una parte, y siempre estará programada en el tiempo con una fecha y horas de inicio y fin (aunque sean orientativas).

Las visitas son las unidades sobre las que trabajan los operarios, ya que son cada una de las partes en las que se divide su jornada.

Creación de visitas

Las visitas se pueden crear desde diferentes sitios:

Clicando en el botón Crear en el apartado de Visitas de la página de trabajo.
Desde la vista de Calendario o Cronograma:
- Clicando en el botón + Crear visita.
- Clicando en cualquier día de la vista mensual de calendario.
- Clicando y arrastrando en cualquier otra vista de Calendario o cronograma, eligiendo la franja horaria deseada.

Cualquiera de estas acciones nos abrirá una ventana emergente titulada Crear Visita con tres pasos:

Paso 1 - Asignar el trabajo: Nos aparecerá un campo donde podemos buscar el título del trabajo o crear uno nuevo si no existe (pulsando en el botón Crear Trabajo que aparecerá al no encontrar resultados). Este paso se completa automáticamente si creamos la visita desde la página de trabajo.
Paso 2 - Detalles de la visita: Aquí podremos poner la información relevante sobre la visita:
- Título: Obligatorio. Vendrá prepopulado del trabajo.
- Descripción: Obligatoria. Prepopulada del trabajo.
- Fecha y horas: Obligatorias. Si creamos el trabajo clicando y arrastrando en el calendario estarán ya rellenadas.
- Recurrencia: Ver visitas recurrentes.
- Estado: Ver estados de las visitas.
Paso 3 - Asignaciones: Aquí podrás seleccionar:
- Ruta: En caso de querer que la visita pertenezca a una de tus rutas existentes.
- Operarios: Qué empleado/s serán los encargados de realizar la visita.
- Listas de Materiales necesarios para la visita que hayas creado previamente para el trabajo.

Una vez finalizados estos pasos, la visita quedará creada y aparecerá en la página de trabajo, en todas las vistas de calendario y en la página de Mi Jornada de los operarios asignados. Ahora puedes clicar en la visita para editarla, añadir Listas de tareas, ver sus entidades relacionadas o eliminarla.

Añadir a un empleado como operario a una visita le otorga el permiso de responsable. Recomendamos tener esto en cuenta, ya que recibirá acceso a todas las entidades que estén relacionadas con el trabajo.

Visitas Recurrentes

Es posible que algunas de las visitas que tengáis que realizar se ejecuten de forma periódica, por ejemplo una limpieza semanal en un domicilio. Es por eso que enrutar permite crear visitas recurrentes.

Para ello, en el paso 2 de la creación de visitas deberemos marcar la casilla Repetir hasta una fecha. Una vez aquí tenemos que marcar una fecha de límite (que debe ser como máximo 3 meses después de la fecha de inicio) y los días de la semana en los cuales este evento se debe repetir. Después seguiremos con las asignaciones en el paso 3, teniendo en cuenta que la ruta y operarios que se asignen tendrán efecto sobre todos los eventos generados por la recurrencia.

Ahora mismo no es posible eliminar o modificar varios eventos a la vez, por lo que hay que comprobar bien los datos al crear eventos recurrentes, pues una vez creados tendrán que ser editados uno a uno.

Estados de las Visitas

Una visita puede tener uno de estos 5 estados en enrutar:

Confirmado: Este es el estado natural de todas las visitas cuando se crean. Representa que la visita ha sido confirmada por el cliente y se realizará tal y como está estipulada.
Planificado: Sirve como una estimación, es posible que internamente se reserve una franja horaria para hacer una visita y ordenar el calendario pero que todavía no se haya hablado con el cliente para confirmar ese horario. Cuando se crea un trabajo por email o por WhatsApp y se incluye una visita, ésta se crea automáticamente como planificada.
Completado: Representa que la visita se ha realizado y ha finalizado. Este estado lo puede establecer el operario de visita desde su móvil cuando la finaliza.
No localizado: Representa que el operario de visita se presentó en la localización indicada pero no pudo realizar la visita porque no encontró a la persona que tenía atenderle. Esto suele ocurrir con visitas a domicilio que necesitan de alguien que abra la puerta. Puede ser marcado por el operario desde su móvil.
Cancelado: El cliente ha contactado a la empresa para pedir que la visita no se realice. Este estado se establece automáticamente cuando un cliente rechaza la visita mediante el recordatorio de WhatsApp.

La visita como operario

La visita es la unidad sobre la que los operarios realizarán gran parte de su trabajo. Para ello, enrutar proporciona una pantalla de visita donde pueden acceder a los detalles principales de esta y reportar en tiempo real.

La forma más directa de ver las visitas como empleado es accediendo a través de Mi Jornada y clicando en cada una de las visitas planificadas para el día. Una vez dentro de la pantalla de visita contamos con los siguientes elementos, de arriba a abajo:

Control de Fichajes: Se trata de un botón Inicio que al clicar guardará nuestra ubicación y empezará a contar el tiempo de la visita. Una vez empecemos el fichaje nos dejará pausarlo o finalizarlo mediante los botones Pausar y Finalizar. Una visita puede tener múltiples fichajes de diversos operarios.
Menú de acceso rápido: Son una serie de 8 botones para realizar acciones rápidas en la visita. De derecha a izquierda y de arriba abajo.
- Resumen con IA (cometa): Realiza un resumen con IA de todos los detalles de la visita, incluidos materiales, comentarios y visitas pasadas o futuras.
- Detalles del trabajo (folio): Nos permite acceder a la pantalla de trabajo, nos permite cambiar el estado y nos muestra el título y descripción del trabajo.
- Información de contacto (teléfono): Nos permite acceder a la pantalla de cliente, así como llamar al número de teléfono del trabajo o abrir una conversación por WhatsApp.
- Información de dirección (mapa): Nos permite ver la dirección en Google Maps y conseguir indicaciones (abrir la ruta directamente con un clic).
- Lista de tareas (checklist): Nos permite acceder a la lista de tareas asignada para esta visita e ir marcando las tareas a medida que se vayan completando.
- Listas de Materiales (caja): Nos permite ver todos las listas de materiales relacionadas con esta visita y añadir nuevas.
- Partes de Trabajo (folio escrito): Nos permite consultar los partes de trabajo asignados a esta visita y crear nuevos.
- Actualizar estado de la visita (calendario con check): Nos permite actualizar el estado de la visita, cambiándolo a Completado, No localizado o No completado (confirmado).
Título y descripción de la visita.
Comentarios: Contamos con la vista estándar de comentarios, igual que sucede en el escritorio. Desde aquí podemos consultar todos los comentarios existentes y añadir nuevos.

Para subir Documentos desde el móvil hay que utilizar el botón Adjuntar archivos de la sección de comentarios. Desde allí podremos elegir si hacer la foto o el vídeo en el momento o adjuntarlos desde la galería.