Clientes

¿Qué es un cliente?

En enrutar entendemos los clientes como las personas o entidades con los que realizas tu actividad comercial. Una empresa de limpieza podría tener como clientes a particulares (cada persona sería un cliente en enrutar) o a una cadena hotelera (la cadena hotelera sería el cliente y tendría múltiples personas de contacto y ubicaciones).

Un punto importante a entender es que el cliente servirá como filtro a la hora de buscar Trabajos, Documentos o informes, por lo que es recomendable agrupar las direcciones y números de contacto de clientes grandes en una ficha de cliente única, y luego especificar estos detalles a nivel de trabajo.

Creación de clientes

Para crear un cliente navegaremos a Clientes > Crear Cliente. Podemos llegar aquí:

• Clicando en el botón + Crear Cliente desde la pantalla de Clientes.
• Desde cualquier desplegable donde se pueda buscar un cliente, por ejemplo al crear un trabajo. Si buscamos el nombre de un cliente que no existe nos aparecerá un botón de Crear Cliente para hacerlo.
• Directamente desde Chat de WhatsApp cuando un cliente comparte un contacto y ese teléfono todavía no existe en tu base de clientes.

Una vez en la pantalla de creación de cliente tendremos que proporcionar obligatoriamente un nombre. Además, opcionalmente podemos añadir los siguientes datos:

• Identificador: Un código único que identificará al cliente. Hay gente que utiliza el campo para poner el DNI o CIF. Si se deja vacío se utilizará nuestro Sistema de identificadores.
• Teléfonos: Podemos añadir múltiples teléfonos cada uno con su etiqueta para identificarlo.
• Emails: Podemos añadir múltiples emails con etiquetas.
• Direcciones: Podemos añadir múltiples direcciones, cada una con su etiqueta si se desea.

Al finalizar la creación de un cliente puedes clicar en Guardar y crear otro para facilitar la navegación si estás creando muchos de golpe.

Identidad fiscal

La sección Identidad fiscal guarda la Razón social, el Tipo de identificador fiscal y el Identificador fiscal del cliente por separado de su identificador interno y sus datos de contacto. Al elegir NIF español o NIF-IVA de la UE, enrutar comprueba el formato mientras escribes y muestra un indicador verde o rojo. La comprobación es orientativa: no confirma que el número esté registrado y puedes guardar el valor igualmente.

Importación de clientes

Puedes importar clientes en bloque desde la pantalla de Clientes:

1. Entra en Clientes > Importar.
2. Arrastra y suelta el archivo o selecciónalo manualmente.
3. Acepta los formatos .csv, .xlsx o .xls.
4. Revisa el mapeo de columnas y confirma la importación.

El importador permite cargar cientos de clientes a la vez y mantiene el formato de teléfonos, emails y direcciones definidos en el archivo.

El importador evita crear clientes duplicados por teléfono. Si un número válido de una fila ya pertenece a un cliente, ya sea un cliente existente o uno creado por una fila anterior del mismo archivo, la fila se une a ese cliente en lugar de crear otro. Los números se comparan con el formato del país de la organización, de modo que 600 000 001 y +34 600 000 001 cuentan como el mismo.

Al unirse, solo se añade lo nuevo: teléfonos adicionales, el email y las direcciones que el cliente aún no tenía. El nombre, el identificador externo, las etiquetas y la dirección principal no cambian. Si los números de una fila pertenecen a dos clientes distintos, esa fila falla sin cambiar nada; revisa esos clientes o fusiónalos antes de volver a importarla.

Fusionar clientes duplicados

Los usuarios con Acceso de gestión o total pueden reunir dos fichas de cliente de la misma organización:

1. Abre la ficha del cliente que quieres conservar.
2. En el menú de acciones, elige Fusionar cliente.
3. Busca el cliente duplicado que quieres incorporar a esa ficha.
4. Revisa los datos que se moverán y confirma la fusión.

Se trasladan teléfonos, correos, direcciones, etiquetas y las relaciones con trabajos, conversaciones, actividades, mensajes y comentarios. La ficha de destino conserva sus datos principales; la fusión no los sustituye por los del duplicado.

Los teléfonos y correos activos iguales se unifican; las direcciones solo se consideran duplicadas si su texto coincide exactamente. Los datos de contacto ya guardados en los trabajos no se reescriben. Si ambas fichas tienen una conversación activa para el mismo número, se conserva el historial de la conversación de origen, que queda resuelta; los mensajes no se concatenan en un único hilo.

La acción es irreversible. El cliente seleccionado como origen se elimina después de trasladar sus datos. Comprueba especialmente cuál es la ficha que conservarás antes de confirmar.

Etiquetas de clientes

Puedes asignar Etiquetas de Clientes a tus clientes para clasificarlos y encontrarlos más fácilmente. Las etiquetas también funcionan como filtro en las pantallas de Trabajos y Partes de Trabajo, lo que te permite segmentar la actividad por tipo de cliente.

Trabajando con los clientes

A continuación dejamos algunos consejos para sacarle el máximo partido a los clientes:

• Podéis escribir Comentarios en la ficha de cliente para dejar reflejada información adicional o documentos relativos al cliente. Con acceso de gestión o total, también podéis dejar comentarios solo para gestión.
• Al crear un trabajo o un presupuesto, enrutar preselecciona la dirección, el teléfono y el correo del cliente cuando solo hay una opción válida; si hay varias, elige la adecuada.
• Podéis utilizar la Barra lateral para obtener el contexto de un cliente, desde aquí podéis acceder a sus Trabajos, Visitas, Partes de Trabajo, Documentos o Conversaciones. También podéis crear trabajos desde aquí utilizando el botón folio con signo +.
• Desde el menú de acciones de la ficha puedes usar Guardar contacto para descargar una tarjeta vCard (.vcf) con el nombre, teléfonos y emails activos y la dirección principal. Cualquier usuario con permiso de lectura del cliente puede importarla en la agenda de su móvil u ordenador.
• Podéis limitar o permitir el acceso de los usuarios restringidos a ciertos clientes, haciendo uso de nuestro Sistema de permisos.