Centrum Pomocy

Kosztorysy

Tworzenie kosztorysu

Kosztorys przedstawia ofertę cenową dla klienta. Jest niezależny od statusów zlecenia: ma własny status, wersje i historię. Niektóre nowe przyciski w aplikacji mają jeszcze angielskie nazwy; poniżej podajemy ich rzeczywiste brzmienie.

Otwórz Business > Estimates i kliknij Create Estimate.
Podaj tytuł i klienta. Sprawdź telefon, e-mail i adres kontaktowy kosztorysu; enrutar wybiera je automatycznie, gdy klient ma tylko jedną prawidłową opcję, a Ty możesz wpisać inne.
W razie potrzeby dodaj termin ważności i uwagi. Uwagi są widoczne dla klienta.
W Goods and Services wybierz artykuły z katalogu lub wpisz własne pozycje. Sprawdź ilość, cenę jednostkową, podatek oraz ewentualny rabat procentowy lub kwotowy każdej pozycji.
Przed zapisaniem sprawdź kanały wysyłki. W nowym kosztorysie domyślnie zaznaczone są kanały skonfigurowane w powiadomieniach dla klientów. Odznacz je, jeśli chcesz zachować ten kosztorys tylko jako wersję roboczą; nie zmienia to preferencji organizacji.

Możesz utworzyć artykuł z poziomu selektora i wrócić do kosztorysu bez utraty wypełnionych danych. Jeśli podasz identyfikator, musi on być unikalny w organizacji.

Dostęp i osoby przypisane

Tworzenie i zarządzanie kosztorysami wymaga Enterprise oraz dostępu Zarządzanie lub Pełnego. Przy Ograniczonym dostępie możesz tylko czytać kosztorysy, do których masz aktywne przypisanie bezpośrednie lub przez zespół, do którego należysz. Opuszczenie zespołu lub usunięcie przypisania odbiera dostęp. Po rezygnacji organizacji z Enterprise istniejące dokumenty pozostają dostępne do odczytu zgodnie z uprawnieniami.

Twórca jest przypisywany automatycznie. W panelu bocznym możesz zarządzać przypisanymi pracownikami, agentami i zespołami.

Status, wersje i akceptacja

Na komputerze kliknij Edytuj w sekcji statusu; na urządzeniu mobilnym użyj Aktualizuj status. Możesz przechodzić kolejno przez Wersja robocza, Sent i Accepted. Ten selektor nie pozwala wrócić do wcześniejszego kroku. Kosztorys można też anulować.

Wersja robocza: edytuj bez tworzenia kolejnej wersji.
Wysłany lub anulowany: wybierz Edytuj jako nową wersję, aby przygotować nowy szkic bez zastępowania poprzedniej wersji.
Zaakceptowany: treść jest zablokowana.

Przy akceptacji sprawdź zaznaczoną opcję: domyślnie wybrane są Zaakceptuj i utwórz zlecenie oraz kopiowanie komentarzy. Ta opcja otwiera pełny formularz zlecenia z uzupełnionym klientem, tytułem, uwagami i danymi kontaktowymi. Możesz uzupełnić lub poprawić zlecenie przed utworzeniem; zapisanie go kopiuje również pozycje kosztorysu i dopiero wtedy akceptuje kosztorys. Wybierz Tylko zaakceptuj, jeśli nie chcesz jeszcze tworzyć zlecenia. Jeśli zaakceptujesz go w ten sposób, możesz później wrócić do selektora statusu i utworzyć zlecenie.

Otwórz wersje w panelu bocznym i pobierz PDF potrzebnej wersji. Pliki PDF wersji sfinalizowanych są zachowywane: edycja kosztorysu ani zmiana wyglądu dokumentów ich nie zastępuje. Zestawienie podatków grupuje kwoty według rodzaju, systemu i kwalifikacji podatkowej każdej pozycji.

Wysyłanie do klienta

W Aktualizuj status wybierz Sent oraz Wyślij przez WhatsApp, Wyślij emailem lub oba kanały. Przycisk zmieni się na Wyślij do klienta. Bez zaznaczonego kanału Oznacz jako wysłane zapisuje tylko status i nie wysyła wiadomości.

Wysyłka korzysta z telefonu lub e-maila zapisanego w kosztorysie. Brakujące lub nieprawidłowe dane blokują dany kanał i wyświetlają powód. Nie można ponownie wysłać tej samej wersji danym kanałem, jeśli została już wysłana lub trwa wysyłanie. Sprawdź wskaźnik Wysyłanie i historię, aby odróżnić trwającą wysyłkę od zakończonej lub nieudanej.

Przez WhatsApp klient otrzymuje zaproszenie do odbioru dokumentu, a po zaakceptowaniu odbioru dostaje PDF. Zgoda na otrzymanie PDF nie oznacza akceptacji kosztorysu. W rozmowie automatyczna wysyłka kosztorysu jest przypisana do EVA.

Komentarze, historia i archiwizacja

Kosztorysy mają własne komentarze, załączniki i wzmianki oraz historię działań i wysyłek. Komentarzami można zarządzać w wersji roboczej lub wysłanej, jeśli kosztorys nie jest zarchiwizowany. W pozostałych stanach są tylko do odczytu; jeśli istnieje powiązane zlecenie, kontynuuj rozmowę w nim.

Archiwizacja nie oznacza anulowania: usuwa kosztorys z aktywnej listy, zachowując status i historię. Można go przywrócić z archiwum. Na liście kliknij Zaznacz, aby zaznaczyć kilka kosztorysów i zarchiwizować lub przywrócić je jednocześnie.

Daty są wyświetlane w języku interfejsu, a godziny w historii w strefie czasowej organizacji.

Wyszukiwanie i filtrowanie

Lista zawiera kolumny Osoby odpowiedzialne oraz Data utworzenia. W panelu filtrów Otwarte pokazuje niezarchiwizowane kosztorysy, a Zarchiwizowany zarchiwizowane. Otwarte nie ogranicza listy do konkretnego statusu.

Łącz grupy Status, Przypisani i Klienci. Każda pozwala wybrać wiele wartości; osoby przypisane obejmują też Nieprzypisane. Przy kilku osobach wystarczy zgodność z jedną zaznaczoną. Możesz wyszukiwać wewnątrz grup osób i klientów oraz korzystać z wyszukiwarki listy. Wybierz zakres dat... filtruje według daty utworzenia po podaniu daty początkowej i końcowej.