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Estados de Trabajo

¿Qué son los estados de trabajo?

Los estados de trabajo son una propiedad de los Trabajos, y representan el momento de su ciclo de vida en el que se encuentran. Son exclusivos, por lo que un trabajo sólo puede tener un estado a la vez; y totalmente configurables para que se adapten perfectamente al flujo de cada empresa.

Una forma muy interesante de ver los trabajos por estado es mediante el Tablero Kanban, que se construye tomando cada uno de los estados como una columna.

Si queremos marcar los trabajos con múltiples propiedades podemos utilizar las Etiquetas de Trabajo.

Configuración de los estados de trabajo

Para modificar el conjunto de estados de trabajo de la organización debéis ir a Configuración > Estados de Trabajo. Una vez aquí podéis clicar en cualquiera de los estados existentes para modificarlo o pulsar en el botón Crear Estado de la esquina superior derecha, lo que nos abrirá una ventana emergente. Un estado de trabajo tiene las siguientes propiedades:

Nombre: para identificarlo en el sistema.
Color: Para poder diferenciar los diferentes estados a simple vista.
Predeterminado: Podemos marcar la casilla si queremos que este estado sea el "por defecto" de nuestra organización. Será la opción preseleccionada al crear un trabajo a mano y se aplicará automáticamente a los trabajos creados por email o WhatsApp.

Una vez creado un nuevo estado ya nos aparecerá para asignarlo a nuestros trabajos y veremos una nueva columna en el tablero kanban que podremos reordenar donde queramos.

Ejemplos de estados de trabajo

Al crear una organización nueva, enrutar viene con los siguientes estados de trabajo, pensados para una empresa que realiza trabajos puntuales y hace presupuestos de forma previa:

Pendiente de presupuesto. Se ha registrado el trabajo pero el presupuesto no está hecho.
Presupuesto aprobado. Se ha hecho y mandado el presupuesto y el cliente lo ha aprobado.
En progreso. La obra está en marcha.
Pendiente de facturar. La obra ha finalizado pero el presupuesto aún no se ha enviado.
Facturado. Se ha enviado la factura.
Cobrado. El cliente ha pagado.
Aquí podemos ver que el trabajo irá pasando de un estado a otro a medida que vaya avanzando. Es muy interesante que los empleados vayan pasando el trabajo de un estado al siguiente a medida que se realicen las acciones. Los operarios de visita lo pueden hacer también desde la pantalla de visita.

Otro ejemplo podría ser una empresa que realiza mantenimientos recurrentes. La configuración más sencilla en un caso como este sería tener dos estados:

Planificado: El mantenimiento tiene fecha y hora y existe en el calendario.
Realizado: El mantenimiento se ha completado y se debe planificar la siguiente visita.
En esta configuración, el personal de oficina revisaría todos los trabajos con el estado realizado, crearía visitas para ellos y los movería a planificado. Cuando el operario de visita realizara un mantenimiento, movería el trabajo a realizado al acabar. Si combinamos esto con Etiquetas de Trabajo que nos muestren la periodicidad del mantenimiento (por ejemplo mensual, trimestral y anual) tendríamos ya una base muy solida para construir nuestro flujo de trabajo.

Una vez los trabajos terminen es recomendable archivarlos para que no se queden en el tablero ni en la lista de trabajos y tener una interfaz más despejada.