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Control Horario

El control horario es la funcionalidad de enrutar diseñada para cumplir con la normativa española de registro de jornada. Sirve para reflejar con precisión cuántas horas trabaja un empleado dentro de su jornada laboral y para poder generar informes válidos ante una inspección cumpliendo la normativa legal del Registro de Jornada Laboral o Registro Diario de Jornada, establecido obligatoriamente por el Real Decreto-ley 8/2019.

Es importante distinguirlo de Fichajes: los fichajes se enfocan en horas imputables a Trabajos y o Visitas (y se usan después en Partes de Trabajo y procesos de facturación). El control horario, en cambio, se centra en el registro legal de jornada.

Disponibilidad del control horario

El control horario está disponible para todas las organizaciones configuradas en España. Si tu organización no está configurada para España, no tendrás acceso a esta funcionalidad, ya que el objetivo es cumplir la normativa vigente aquí y está deshabilitado para otros países.

Acceso a la pantalla de control horario

Para acceder:

  1. Ve a Informes > Control horario desde el menú principal.
  2. En esta pantalla verás:
    • El listado de registros de jornada, si existen.
    • En la parte superior derecha, el botón Configuración.

Configuración

Dentro de Configuración encontrarás tres bloques principales: recordatorios, empleados y acceso externo.

Recordatorio de fichaje de entrada

Puedes configurar un recordatorio automático que avisa a los empleados que todavía no han iniciado la jornada a una hora determinada.

  • La empresa define una hora concreta a la que enrutar comprobará si el empleado ha fichado. Si no lo ha hecho, le envía la notificación.

Ejemplo: si la jornada empieza a las 8:00, puedes programar el recordatorio a las 8:15 para avisar a quien todavía no haya fichado entrada.

Recordatorio de jornada en curso

Puedes configurar un recordatorio para los casos en los que un empleado se deja la jornada activa sin finalizarla.

  • La empresa define una hora concreta a la que enrutar enviará una notificación.

Ejemplo: si la jornada suele terminar a las 17:00, puedes programar el recordatorio a las 18:00 para avisar a quien siga con la jornada activa.

Días de la semana en recordatorios

Ambos recordatorios (entrada y fin de jornada) permiten configurar en qué días de la semana se envían. Por defecto están activos de lunes a viernes. Puedes excluir días si tu equipo trabaja en un horario diferente.

Configuración de empleados

Aquí aparece el listado de Empleados y un indicador junto al nombre si el empleado aún no está configurado.

Se configura:

  • Identificador del empleado
    En España lo habitual es usar el DNI. Este identificador se utiliza en los informes para identificar al empleado no solo por nombre, sino también por identificador.

  • Días esperados de teletrabajo
    Permite marcar qué días se espera que el empleado trabaje en remoto. Esto se usa para preconfigurar el registro por defecto como presencial o teletrabajo cuando el empleado inicia la jornada.

El empleado siempre puede cambiar el tipo al iniciar la jornada, pero esta configuración le ahorra pasos y reduce errores.

  • Histórico de horas semanales esperadas
    Permite mantener un registro histórico de cuántas horas semanales se esperan para ese empleado, con fechas efectivas. Es útil cuando cambia el contrato (ampliación o reducción de jornada).

Este histórico se incorpora en los informes, de forma que si la Administración lo solicita, enrutar puede reflejar la evolución de la jornada esperada en el tiempo.

Acceso externo

Permite crear accesos para terceros que deban consultar el control horario, como:

  • Administración
  • Representantes legales de los trabajadores
  • Colaboradores externos, en casos de subcontratación

Al crear un acceso externo defines:

  • Nombre para identificar internamente a quién pertenece el acceso.
  • Contraseña que deberás compartir con el tercero.
  • Restricciones opcionales:
    • Limitar a uno o varios empleados
    • Limitar a un rango de fechas

Esto es especialmente útil si necesitas compartir solo una parte de la información con un tercero, por ejemplo empleados concretos y fechas concretas.

Registro de jornada por parte del empleado

En la pantalla principal, el empleado puede registrar su jornada de forma sencilla:

  • Botón Iniciar jornada
  • Selector de tipo: presencial o teletrabajo
    • Por defecto se preselecciona según lo configurado en los días de teletrabajo del empleado.

Cuando el empleado inicia la jornada:

  • Aparece el botón Pausar para registrar descansos.
  • Desde Pausar puede:
    • Reanudar para volver al trabajo
    • Finalizar para cerrar la jornada

Alta manual y edición en directo

En la parte superior derecha hay dos acciones relevantes:

  • Icono file-text: permite añadir jornadas manualmente.
  • Icono lápiz: solo aparece si hay una jornada en curso y permite modificación en directo.

Verificación de horas por enrutar

Las operaciones realizadas desde la pantalla de inicio (Iniciar jornada, Pausar, Reanudar, Finalizar) se registran de forma que enrutar verifica el momento exacto del evento.

A nivel técnico:

  • El dispositivo no “manda una hora” como dato editable.
  • El dispositivo envía la acción que el empleado realiza, y enrutar registra el momento en servidor.

Esto implica:

  • Estas operaciones requieren conexión a internet para poder registrarse y verificarse.
  • Si no hay conexión, hay un olvido o se necesita corregir, se podrá crear o editar a posteriori, pero el registro quedará no verificado por enrutar.

Listado de registros de jornada

En Informes > Control horario verás por defecto los registros del último mes, aunque puedes cambiar el rango usando el selector de fechas.

Cada fila corresponde a una jornada, entendida como el periodo entre Iniciar jornada y Finalizar. Un empleado puede registrar varias jornadas en un mismo día.

Columnas habituales del listado:

  • Empleado
  • Fecha y hora de inicio
  • Fecha y hora de fin
  • Estado: trabajando, en pausa, finalizada
  • Tipo: presencial o remoto
  • Verificado por enrutar: sí o no
  • Duración de trabajo
  • Duración de descanso
  • Totales al final del listado: total trabajo y total descanso del rango mostrado

Añadir jornadas desde la lista

Puedes crear un registro manual:

  • Si eres administrador, puedes crear jornadas a nombre de otro empleado.
  • Si no lo eres, solo podrás registrarlas a tu nombre.
  • Al crear la jornada, puedes incluir también los descansos.

Filtros del listado

Como en otras pantallas de enrutar, el listado permite filtrar por:

  • Empleado
  • Estado: trabajando, en pausa, finalizada
  • Tipo: presencial, remoto
  • Verificado: sí, no
  • Pendientes: registros pendientes de aprobación o cambios

Edición, anulación y trazabilidad

En control horario, enrutar nunca borra datos: siempre se generan nuevas versiones y se mantiene trazabilidad completa para cumplimiento legal, dentro de la política de privacidad y conservación aplicable.

“Edición” incluye:

  • Crear registros
  • Modificar registros
  • Anular registros

Cuando se anula un registro:

  • Queda marcado como anulado
  • Sigue siendo visible en el historial
  • No se usa para cómputos de horas

Motivo obligatorio

Toda creación o modificación requiere un motivo explicando por qué se hace el cambio. Quien aprueba también puede añadir un mensaje.

Historial de versiones

Desde un registro puedes acceder al historial y:

  • Navegar entre versiones
  • Ver un indicador de versiones descartadas
  • Consultar el cronograma de eventos

El historial puede incluir:

  • Localización, si el empleado la ha autorizado
  • Dirección IP desde la cual se ha realizado la operación
  • Vista de mapa para ubicar dónde se realizó la operación, cuando hay datos disponibles

Permisos y visibilidad

La visibilidad sigue la lógica general de permisos de enrutar usando el nivel ACL:

  • Restringido: solo ve sus propios registros.
  • Gestión: puede ver y gestionar registros según permisos asignados.
  • Acceso Total: puede ver y gestionar todo según permisos asignados.

El sistema de aprobación de cambios no depende del nivel ACL, sino del rol del usuario. Se detalla en la tabla de aprobación.

Sistema de aprobación de cambios

Cuando hay cambios sobre una jornada, enrutar puede requerir aprobación:

  • Si un empleado necesita corregir un registro, genera una solicitud de cambio que debe aprobarse.
  • Si un administrador modifica el registro de un empleado, el empleado debe estar conforme para que el cambio sea efectivo.
  • Hasta que se apruebe o se deniegue, la edición queda como pendiente.

Además:

  • El control horario no elimina información: toda corrección queda reflejada mediante versiones.
  • Los registros no verificados por enrutar suelen corresponder a registros creados o editados manualmente.

Tabla del sistema de aprobación de jornadas

La lógica de aprobación se basa en el Rol del usuario y no en el nivel ACL. En concreto, “admin” significa Rol = Administrador.

Quién edita (Rol) A quién edita (Rol) Requiere aprobación Quién debe aprobar Notas
Administrador Administrador, incluye a sí mismo No — Un Administrador editando una jornada de Administrador no genera aprobación.
Administrador Personal de Campo o Personal de Oficina Sí El propio empleado dueño de la jornada La aprobación debe venir del empleado concreto, no de “cualquier Administrador”.
Personal de Campo o Personal de Oficina A sí mismo Sí Cualquier Administrador La aprobación puede hacerla cualquier usuario con Rol = Administrador.
Personal de Campo o Personal de Oficina A otra persona No aplica — Debe bloquearse por permisos.

Distinción importante entre Rol y nivel ACL

Concepto Qué controla Ejemplo
Rol, Administrador, Personal de Oficina, Personal de Campo Si aplica lógica de aprobación de cambios Un usuario con Rol = Administrador puede no necesitar aprobación al editar ciertos casos.
Nivel ACL, Acceso Total, Gestión, Restringido Qué puede ver y editar en términos de alcance Un usuario con nivel ACL = Gestión puede editar jornadas de otros, pero si su Rol no es Administrador, sus propias ediciones siguen requiriendo aprobación de un Administrador.

Los usuarios con nivel ACL = Gestión no están exentos de aprobación si no tienen Rol = Administrador.

Informes

Hay dos tipos de informes, siempre por empleado:

Informe de auditoría

  • Incluye registros del periodo de los últimos 4 años
  • Genera un PDF
  • Incluye registros efectivos y no efectivos, y toda alteración queda reflejada como auditoría

Informe de horas acumuladas

  • Agrupa horas por día, semana y mes
  • Útil para verificar cómputos y seguimiento

Ambos informes incluyen una introducción con:

  • Nombre del empleado
  • Identificador
  • Horas semanales esperadas, según el histórico
  • Otros datos relevantes del empleado para el reporte

Esta funcionalidad ha sido revisada para cumplir la normativa vigente y enrutar mantiene el compromiso de actualizarla si la normativa cambia.

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