Control Horario

El control horario es la funcionalidad de enrutar diseñada para cumplir con la normativa española de registro de jornada. Sirve para reflejar con precisión cuántas horas trabaja un empleado dentro de su jornada laboral y para poder generar informes válidos ante una inspección cumpliendo la normativa legal del Registro de Jornada Laboral o Registro Diario de Jornada, establecido obligatoriamente por el Real Decreto-ley 8/2019.

Es importante distinguirlo de Fichajes: los fichajes se enfocan en horas imputables a Trabajos y o Visitas (y se usan después en Partes de Trabajo y procesos de facturación). El control horario, en cambio, se centra en el registro legal de jornada.

Disponibilidad del control horario

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El control horario está disponible para las organizaciones configuradas en España o Polonia. Las opciones disponibles y las obligaciones legales pueden variar según el país.

Está incluido en los planes Premium y Enterprise. En España también existe el plan Control horario, que incluye solo el registro de jornada, las ausencias, los empleados y sus informes, sin trabajos, clientes ni WhatsApp. Consulta Suscripciones y pagos.

En el plan Control horario, Inicio muestra el control de jornada y tus notificaciones, y el menú lateral lleva directamente a los informes de jornada desde Informes.

Acceso a la pantalla de control horario

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Para acceder:

1. Ve a Informes > Control horario desde el menú principal.
2. En esta pantalla verás:
   • El listado de registros de jornada, si existen.
   • En la parte superior derecha, el botón Configuración.

Configuración

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Dentro de Configuración encontrarás estos bloques: horario de recordatorios, recordatorio diario de horas registradas, ubicaciones de la organización, kioscos de fichaje, configuración de empleados y acceso externo.

Horario de recordatorios

El bloque Horario predeterminado de recordatorios permite definir una o varias franjas de inicio y fin para cada día de la semana.

• Al inicio de cada franja, enrutar avisa si el empleado todavía no ha iniciado o reanudado la jornada.
• Al final, avisa si la jornada sigue en curso.
• Añadir fila permite configurar hasta 5 franjas no solapadas por día, por ejemplo para turnos partidos.
• El botón Copiar lunes a laborables replica rápidamente las franjas del lunes de lunes a viernes.
• Si no existen franjas efectivas, no se envían recordatorios.

Este horario es el valor predeterminado de la organización. Los empleados sin una configuración propia utilizan estas filas.

Ejemplo: para un turno partido puedes configurar de 08:00 a 13:00 y de 15:00 a 18:00. enrutar trata cada franja por separado y evita enviar un recordatorio incorrecto entre turnos.

Los recordatorios de inicio o reanudación no se envían durante los días de una ausencia aprobada. Si hay una jornada todavía en curso, esto no desactiva el aviso de finalización.

Horario individual por empleado

Dentro de la configuración de cada empleado puedes definir un horario de recordatorios específico por días y franjas. Cuando existe, sustituye al horario predeterminado de la organización para esa persona.

Esto permite adaptar los avisos a empleados con jornadas, turnos o días laborables diferentes sin cambiar la configuración del resto del equipo.

Recordatorio diario de horas registradas

Los usuarios con Acceso total pueden configurar un aviso para los empleados seleccionados cuando su tiempo productivo del día esté por debajo de un objetivo:

• Define el objetivo diario, la hora de comprobación y los empleados que recibirán el aviso.
• El cálculo suma el tiempo de trabajo y desplazamiento registrado en trabajos y visitas; las pausas no se incluyen.
• Solo se comprueba en días incluidos en el horario efectivo del empleado, ya sea el suyo propio o el predeterminado de la organización.
• No se envía durante una ausencia aprobada ni cuando ya se ha alcanzado el objetivo.
• La hora de comprobación usa la zona horaria de la organización y el aviso se genera una sola vez por día.

Este aviso aparece en enrutar y puede llegar por email o push si el empleado tiene esos canales activados. Se entrega a la hora configurada aunque quede fuera de su horario personal de notificaciones.

Configuración de empleados

Aquí aparece el listado de Empleados y un indicador junto al nombre si el empleado aún no está configurado.

Se configura:

• Identificador del empleado
  En España lo habitual es usar el DNI. Este identificador se utiliza en los informes para identificar al empleado no solo por nombre, sino también por identificador.

• Días esperados de teletrabajo
  Permite marcar qué días se espera que el empleado trabaje en remoto. Esto se usa para preconfigurar el registro por defecto como presencial o teletrabajo cuando el empleado inicia la jornada.

El empleado siempre puede cambiar el tipo al iniciar la jornada, pero esta configuración le ahorra pasos y reduce errores.

• Ubicación
  Los usuarios con Acceso total pueden activar Permitir fichar desde cualquier lugar para un empleado, por ejemplo si trabaja en remoto. Las restricciones de entrada y salida por ubicaciones de la organización dejan de aplicarse a esa persona, y en el listado aparece Sin restricción de ubicación. No le exime de compartir la ubicación si la organización la exige. Si las restricciones están desactivadas, la excepción se guarda pero no tiene efecto.

• Histórico de horas semanales esperadas
  Permite mantener un registro histórico de cuántas horas semanales se esperan para ese empleado, con fechas efectivas. Es útil cuando cambia el contrato (ampliación o reducción de jornada).

Este histórico se incorpora en los informes, de forma que si la Administración lo solicita, enrutar puede reflejar la evolución de la jornada esperada en el tiempo.

Acceso externo

Permite crear accesos para terceros que deban consultar el control horario, como:

• Administración
• Representantes legales de los trabajadores
• Colaboradores externos, en casos de subcontratación

Al crear un acceso externo defines:

• Nombre para identificar internamente a quién pertenece el acceso.
• Contraseña que deberás compartir con el tercero.
• Restricciones opcionales:
  • Limitar a uno o varios empleados
  • Limitar a un rango de fechas

Esto es especialmente útil si necesitas compartir solo una parte de la información con un tercero, por ejemplo empleados concretos y fechas concretas.

Registro de jornada por parte del empleado

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En la pantalla principal, el empleado puede registrar su jornada de forma sencilla:

• Botón Iniciar jornada
• Selector de tipo: presencial o teletrabajo
  • Por defecto se preselecciona según lo configurado en los días de teletrabajo del empleado.

Cuando el empleado inicia la jornada:

• Aparece el botón Pausar para registrar descansos.
• Desde Pausar puede:
  • Reanudar para volver al trabajo
  • Finalizar para cerrar la jornada

Alta manual y edición en directo

En la parte superior derecha hay dos acciones relevantes:

• Icono file-text: permite añadir jornadas manualmente.
• Icono lápiz: solo aparece si hay una jornada en curso y permite modificación en directo.

Las horas de estos formularios se muestran y se guardan siempre en la zona horaria de la organización, aunque tu dispositivo esté configurado en otra.

Verificación de horas por enrutar

Las operaciones realizadas desde la pantalla de inicio (Iniciar jornada, Pausar, Reanudar, Finalizar) se registran de forma que enrutar verifica el momento exacto del evento.

A nivel técnico:

• El dispositivo no “manda una hora” como dato editable.
• El dispositivo envía la acción que el empleado realiza, y enrutar registra el momento en servidor.

Esto implica:

• Estas operaciones requieren conexión a internet para poder registrarse y verificarse.
• Si no hay conexión, hay un olvido o se necesita corregir, se podrá crear o editar a posteriori, pero el registro quedará no verificado por enrutar.

Ubicación obligatoria

Si la organización activa Exigir ubicación para los fichajes en su configuración, tendrás que permitir la ubicación para iniciar, pausar, reanudar o finalizar la jornada en directo. Si no se puede obtener, la acción no se registra: revisa los permisos y vuelve a intentarlo.

La restricción de proximidad a una visita es distinta y no se aplica a la jornada completa. Consulta Fichajes para ver ambas opciones.

Restricciones por ubicaciones de la organización

Los usuarios con Acceso total pueden añadir ubicaciones de la organización en la configuración de Control Horario. Cada ubicación tiene un nombre, una dirección seleccionada en Google Maps y un radio permitido de entre 25 y 10.000 metros; el valor inicial es 200 metros.

Las restricciones de entrada y salida son independientes:

• Restringir entrada exige estar dentro del radio de cualquiera de las ubicaciones activas para iniciar la jornada.
• Restringir salida aplica la misma regla al finalizarla.
• Pausar y reanudar no usan estas restricciones de proximidad, salvo que también esté activa la opción general Exigir ubicación para los fichajes.

Las restricciones se aplican a todos los empleados, salvo a los que tienen permitido fichar desde cualquier lugar en su configuración de empleado.

Cuando una acción está restringida, el dispositivo debe proporcionar una ubicación reciente y suficientemente precisa. Si estás fuera de todas las ubicaciones permitidas o no se puede validar la posición, la acción no se registra. Al archivar una ubicación deja de admitirse para nuevas entradas o salidas, pero se conserva la evidencia histórica.

Kioscos de fichaje

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Un kiosco es una tableta o un móvil compartido, por ejemplo en la recepción o el almacén, donde los empleados fichan con su PIN sin iniciar sesión con su cuenta. Funciona en el navegador y en las apps de iOS y Android.

Registrar y conectar un kiosco

Los usuarios con Acceso total gestionan los kioscos en Configuración → Kioscos de fichaje:

1. Pulsa Registrar tableta e indica el Nombre del kiosco (por ejemplo, «Recepción»). Los empleados lo verán para saber dónde fichan.
2. Pulsa Crear código. El código de 6 dígitos sirve una sola vez y caduca a los 10 minutos.
3. En la tableta, abre la pantalla de acceso de enrutar, pulsa Usar este dispositivo como kiosco, introduce el código y pulsa Conectar.

Al conectarse, la tableta cierra la sesión que tuviera abierta y deja de recibir notificaciones, para que no se vean avisos de nadie en un dispositivo compartido. Si vuelves a abrir la app en esa tableta, se abre directamente el kiosco.

Fichar en el kiosco

Solo aparecen los empleados activos de la organización que han creado su PIN para kioscos en Mi cuenta. Antes de introducir el PIN, el kiosco solo muestra nombres y fotos.

1. El empleado busca su nombre y lo selecciona.
2. Introduce su PIN de 4 cifras.
3. Ve el estado de su jornada y puede iniciarla, pausarla, reanudarla o finalizarla.

Cada fichaje exige el PIN. La sesión del empleado se cierra sola tras unos segundos sin actividad. Si se introduce mal el PIN varias veces, el kiosco obliga a esperar antes de volver a intentarlo. Los fichajes desde el kiosco necesitan conexión a internet.

Ubicación en el kiosco

Cada kiosco tiene la opción Solicitar ubicación en este kiosco, activada por defecto. Con ella activada, se usa el GPS de la tableta y se aplican las reglas de ubicación de la organización y de cada empleado.

Si la desactivas, el kiosco puede fichar sin GPS aunque la organización exija ubicación. Úsala solo en una tableta de confianza: enrutar no puede detectar si se traslada a otro lugar. Los registros quedan marcados como fichados desde un kiosco autorizado sin GPS.

Revocar un kiosco o salir del modo kiosco

• Revocar desde la configuración hace que la tableta deje de mostrar empleados y de permitir fichajes al instante. Los registros ya guardados se conservan. Para volver a usarla, hay que conectarla con un código nuevo.
• En la propia tableta, Ajustes del kiosco → Salir del modo kiosco la desconecta sin necesidad de un administrador.

Listado de registros de jornada

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En Informes > Control horario verás por defecto los registros del último mes, aunque puedes cambiar el rango usando el selector de fechas.

Cada fila corresponde a una jornada, entendida como el periodo entre Iniciar jornada y Finalizar. Un empleado puede registrar varias jornadas en un mismo día.

Columnas habituales del listado:

• Empleado
• Fecha y hora de inicio
• Fecha y hora de fin
• Estado: trabajando, en pausa, finalizada
• Tipo: presencial o remoto
• Verificado por enrutar: sí o no
• Duración de trabajo
• Duración de descanso
• Totales al final del listado: total trabajo y total descanso del rango mostrado

Añadir jornadas desde la lista

Puedes crear un registro manual:

• Si eres administrador, puedes crear jornadas a nombre de otro empleado.
• Si no lo eres, solo podrás registrarlas a tu nombre.
• Al crear la jornada, puedes incluir también los descansos.

El listado carga hasta 1.000 registros para el rango seleccionado. Si el periodo contiene más registros, acota las fechas para revisar los restantes.

Filtros del listado

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Como en otras pantallas de enrutar, el listado permite filtrar por:

• Empleado
• Estado: trabajando, en pausa, finalizada
• Tipo: presencial, remoto
• Verificado: sí, no
• Pendientes: registros pendientes de aprobación o cambios

Edición, anulación y trazabilidad

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En control horario, enrutar nunca borra datos: siempre se generan nuevas versiones y se mantiene trazabilidad completa para cumplimiento legal, dentro de la política de privacidad y conservación aplicable.

“Edición” incluye:

• Crear registros
• Modificar registros
• Anular registros

Cuando se anula un registro:

• Queda marcado como anulado
• Sigue siendo visible en el historial
• No se usa para cómputos de horas

Motivo obligatorio

Toda creación o modificación requiere un motivo explicando por qué se hace el cambio. Quien aprueba también puede añadir un mensaje.

Historial de versiones

Desde un registro puedes acceder al historial y:

• Navegar entre versiones
• Ver un indicador de versiones descartadas
• Consultar el cronograma de eventos

El historial puede incluir:

• Localización, si el empleado la ha autorizado
• Dirección IP desde la cual se ha realizado la operación
• Vista de mapa para ubicar dónde se realizó la operación, cuando hay datos disponibles
• El kiosco desde el que se fichó, como Kiosco «Recepción», y la indicación Sin GPS si ese kiosco ficha sin ubicación. Este dato también aparece en el informe de auditoría en PDF.

Permisos y visibilidad

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La visibilidad sigue la lógica general de permisos de enrutar usando el nivel ACL:

• Restringido: solo ve sus propios registros.
• Gestión: puede ver y gestionar registros según permisos asignados.
• Acceso Total: puede ver y gestionar todo según permisos asignados.

El sistema de aprobación de cambios no depende del nivel ACL, sino del rol del usuario. Se detalla en la tabla de aprobación.

Sistema de aprobación de cambios

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No todos los cambios sobre una jornada necesitan aprobación:

• Si un empleado corrige su propia jornada en curso con el icono lápiz (modificación en directo), el cambio se guarda al momento, sin aprobación. La jornada deja de contar como verificada por enrutar.
• Si un empleado añade una jornada a mano, o corrige o elimina una jornada ya finalizada, genera una solicitud de cambio que debe aprobar un administrador.
• Si un administrador añade, modifica o elimina una jornada de un empleado, el empleado debe estar conforme para que el cambio sea efectivo.
• Hasta que se apruebe o se deniegue, la solicitud queda como pendiente.

Además:

• El control horario no elimina información: toda corrección queda reflejada mediante versiones.
• Los registros no verificados por enrutar suelen corresponder a registros creados o editados manualmente.

Tabla del sistema de aprobación de jornadas

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Esta tabla se aplica a las jornadas añadidas a mano y a los cambios en jornadas finalizadas; la modificación en directo de tu propia jornada en curso nunca requiere aprobación. La lógica de aprobación se basa en el Rol del usuario y no en el nivel ACL. En concreto, “admin” significa Rol = Administrador.

Distinción importante entre Rol y nivel ACL

Los usuarios con nivel ACL = Gestión no están exentos de aprobación si no tienen Rol = Administrador.

Informes

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Hay dos tipos de informes, siempre por empleado:

Informe de auditoría

• Incluye registros del periodo de los últimos 4 años
• Genera un PDF
• Incluye registros efectivos y no efectivos, y toda alteración queda reflejada como auditoría

Informe de horas acumuladas

• Agrupa horas por día, semana y mes
• Útil para verificar cómputos y seguimiento

Ambos informes incluyen una introducción con:

• Nombre del empleado
• Identificador
• Horas semanales esperadas, según el histórico
• Otros datos relevantes del empleado para el reporte

Esta funcionalidad ha sido revisada para cumplir la normativa vigente y enrutar mantiene el compromiso de actualizarla si la normativa cambia.