Partes de Trabajo

¿Qué es un parte de trabajo?

Los partes de trabajo son un elemento fundamental para justificar las tareas realizadas en una visita, así como para conseguir la confirmación escrita del cliente de que cierto trabajo se ha cumplido.

Los partes de trabajo constan de los siguientes elementos:

• Cabecera: título del trabajo, número del parte, fecha y horario. El horario es el de la visita o, si no lo tiene, el periodo de los fichajes.
• Emisor: los datos de tu empresa (nombre, teléfono, email, web y logo), modificables en Configuración de la Organización. Debajo aparecen los Operarios de la visita; si la visita no tiene operarios, el PDF muestra al creador del parte.
• Cliente: nombre, dirección del trabajo y el primer teléfono y email activos.
• Trabajo realizado: Descripción en texto del trabajo.
• Tareas: Lista de tareas completadas.
• Artículos: una sola lista con los fichajes de los operarios primero y, después, los artículos del catálogo o líneas libres con su unidad.
• Firma del cliente: Nombre, fecha, hora y DNI (opcional) del cliente, a parte de su firma guardada como imagen. Mientras no se firme, el PDF indica Pendiente de firma del cliente.
• Fotos y vídeos: archivos multimedia adjuntos en comentarios del trabajo, al final del documento.

El pie de cada página muestra Generado por enrutar.com, el número del parte y la paginación.

El PDF usa el mismo Diseño de documentos que los presupuestos (Minimalista, Moderno o Compacto), elegido en Configuración de la organización. Los PDF ya generados no cambian; los partes nuevos o regenerados usan el diseño actual.

Una vez un parte de trabajo se firme será conservado en nuestro sistema de forma inmutable, de manera que no podrá ser modificado bajo ninguna circunstancia. Un parte firmado no se puede volver a firmar y la persona firmante queda fijada.

Creación de los partes de trabajo

Existen dos formas de llegar a la pantalla de creación de partes de trabajo:

• Desde la pantalla de trabajo, clicando Añadir en la sección Partes de Trabajo.
• Desde la ventana emergente de Visita (una vez creada), clicando en el botón Añadir de la sección Partes de Trabajo en la pestaña Entidades Relacionadas.
• Desde la pantalla de visita en móvil, clicando el botón folio escrito del menú rápido y luego pulsando en Crear Parte de Trabajo.

Una vez en la pantalla de creación deberemos rellenar cada uno de los puntos del formulario. Deberemos seleccionar:

• Trabajo - obligatorio: siempre vendrá prepopulado.
• Visita - opcional: vendrá dada siempre que estemos en el contexto de una visita.
• Título - obligatorio: viene dado por el título del trabajo, aunque se puede modificar.
• Trabajo realizado - opcional: texto para describir las tareas realizadas. Existe la posibilidad de generarlo automáticamente con inteligencia artificial[^1]. El texto generado se adapta al idioma configurado para el usuario u organización cuando está disponible.
• Tareas - opcional: se mostrará la lista de tareas asociada a la visita, que será modificable a la hora de crear el parte.
• Artículos - opcional: la sección Artículos muestra cada línea en una tarjeta con Unidades y Artículo; puedes elegir un artículo del catálogo o escribir una línea libre.
• Fichajes - opcional: se muestran como líneas de horas modificables. El formulario incluye los tiempos de trabajo de todos los operarios de la visita. Si un fichaje contiene tiempo de desplazamiento, aparece en una línea independiente. Cada duración se redondea hacia arriba al minuto completo siguiente.
• Imágenes y vídeos - opcional: puedes seleccionar hasta 9 archivos multimedia procedentes de adjuntos de comentarios del trabajo. Las imágenes se incorporan visualmente al PDF. Los vídeos aparecen en una sección Vídeos, con miniatura cuando existe, nombre del archivo y el enlace Abrir vídeo.
• Firma - obligatoria[^2] : se pedirá un nombre (viene dado por el cliente asociado al trabajo) y un NIF (dado por el identificador del cliente). Por último se permitirá al cliente firmar el parte para que se guarde.

Cuando se completen todos los pasos, el parte de trabajo quedará creado y asociado al trabajo y visita correspondientes. Se asignará un identificador único a cada parte en el sistema para poder identificarlo correctamente.

Búsqueda y filtrado de partes de trabajo

Para encontrar rápidamente los partes de trabajo que necesitas, enrutar ofrece múltiples opciones de filtrado en la pantalla de Partes de Trabajo:

Filtros disponibles

• Activo / Archivado: Alterna entre ver partes de trabajos activos o archivados. Por defecto se muestran los activos.
• Estados de Trabajo: Filtra los partes según el estado del trabajo asociado. Puedes seleccionar múltiples estados a la vez.
• Etiquetas de Trabajo: Filtra por las etiquetas del trabajo relacionado. Útil para agrupar partes por proyecto o tipo de intervención.
• Rango de fechas: Filtra los partes según su fecha de creación. Puedes especificar una fecha de inicio y/o fecha de fin.
• Barra de búsqueda: Busca por cualquier texto visible en los resultados (título, cliente, identificador, etc.).

Los filtros funcionan en combinación. Por ejemplo, puedes buscar todos los partes archivados de un cliente específico creados en enero con estado "Completado".

Archivar partes de trabajo

Puedes archivar un parte de trabajo para retirarlo de la vista activa sin eliminarlo. Los partes archivados se conservan en el historial y se pueden consultar o desarchivar en cualquier momento.

Archivar un parte individual

Desde la página de detalle de un parte de trabajo, encontrarás el botón Archivar en la parte inferior. Al archivarlo, el parte mostrará un aviso naranja indicando que está archivado y aparecerá el botón Desarchivar para revertir la acción.

Archivar varios partes a la vez

Desde la lista de Partes de Trabajo:

1. Pulsa el botón Seleccionar partes de trabajo
2. Marca los partes que quieras archivar
3. Pulsa el botón Archivar

Ver partes archivados

En la lista de partes de trabajo, activa el filtro Archivado para ver los partes archivados en lugar de los activos. Desde esa vista también puedes seleccionarlos y desarchivarlos en bloque.

Partes archivados en un trabajo

Dentro de la página de un trabajo, la sección de partes de trabajo muestra únicamente los partes activos. Si el trabajo tiene partes archivados, aparecerá un enlace Mostrar X partes archivados que puedes desplegar para consultarlos.

Envío y descarga de los partes de trabajo

Existe la posibilidad en enrutar de enviar los partes de trabajo automáticamente al cliente una vez se generen. Para configurarlo, navega a Configuración > Notificaciones de cliente. Puedes activar:

• Envío automático por email: Cualquier parte de trabajo generado en el contexto de un trabajo que tenga un email configurado será enviado automáticamente a esa dirección.
• Envío por WhatsApp: Consulta la sección de notificaciones a clientes para más información sobre cómo funciona el envío interactivo por WhatsApp.

Cuando el parte se envía por WhatsApp, el PDF también queda guardado dentro del hilo de conversación como adjunto. Así puedes revisar desde el propio chat qué documento se mandó al cliente.

Descarga masiva de partes

enrutar permite descargar muchos partes de golpe, por si se quieren guardar de forma local o enviar por cualquier otro medio. Para ello:

1. Ve a Informes > Partes de Trabajo
2. Usa los filtros para seleccionar los partes que quieras descargar
3. Pulsa el botón Seleccionar partes de trabajo en la esquina superior derecha
4. Marca todos aquellos que quieras descargar
5. Pulsa el botón Descargar

Esto descargará un archivo zip con todos los partes en formato PDF que podrás descomprimir en tu dispositivo.

Artículos del catálogo en el parte

Al preparar los materiales del parte puedes seleccionar artículos del catálogo o introducir líneas libres. Revisa la cantidad y los datos de cada línea antes de firmar; los artículos vinculados al catálogo se distinguen visualmente.

Los enlaces que reciben los clientes para abrir el PDF permiten consultar el documento sin entrar en la aplicación. Compártelos solo con las personas que deban acceder a él. Estos enlaces caducan a los siete días; si el enlace ha caducado, pide al remitente un enlace vigente.