Ewidencja czasu pracy

Dostępność

---

Ewidencja czasu pracy jest dostępna dla organizacji skonfigurowanych w Hiszpanii lub Polsce. Dostępne opcje i obowiązki prawne mogą różnić się w zależności od kraju.

Funkcja jest zawarta w planach Premium i Enterprise. W Hiszpanii istnieje również plan Ewidencja czasu pracy, który obejmuje tylko rejestrację dnia pracy, nieobecności, pracowników i ich raporty, bez zleceń, klientów i WhatsApp. Zobacz Subskrypcje i płatności.

W planie Ewidencja czasu pracy ekran Pulpit pokazuje ewidencję dnia pracy i Twoje powiadomienia, a menu boczne prowadzi bezpośrednio do raportów dnia pracy przez Raporty.

Rozpoczęcie i zakończenie dnia pracy

---

Kliknij Rozpocznij dzień pracy, aby rozpocząć rejestrację, i Zakończ dzień pracy po zakończeniu.

Jeśli dodajesz dzień pracy ręcznie lub edytujesz trwający dzień pracy, godziny w tych formularzach są zawsze wyświetlane i zapisywane w strefie czasowej organizacji, nawet jeśli Twoje urządzenie ma ustawioną inną strefę.

Wymagana lokalizacja

---

Jeśli organizacja włączy w ustawieniach Wymagaj lokalizacji przy rejestracji czasu, musisz zezwolić na lokalizację, aby rozpocząć, wstrzymać, wznowić lub zakończyć dzień pracy na bieżąco. Jeśli nie można uzyskać lokalizacji, czynność nie zostaje zapisana: sprawdź uprawnienia i spróbuj ponownie.

Ograniczenie odległości od wizyty jest osobną opcją i nie dotyczy całego dnia pracy. Obie opcje opisano w Wpisy czasu.

Ograniczenia do lokalizacji organizacji

Użytkownicy z Pełnym dostępem mogą dodawać lokalizacje organizacji w ustawieniach ewidencji czasu pracy. Każda lokalizacja ma nazwę, adres wybrany z Google Maps i dozwolony promień od 25 do 10 000 metrów; wartość początkowa wynosi 200 metrów.

Ograniczenia rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy ustawia się niezależnie:

• Ogranicz rozpoczęcie pracy wymaga obecności w promieniu dowolnej aktywnej lokalizacji organizacji.
• Ogranicz zakończenie pracy stosuje tę samą zasadę przy kończeniu dnia pracy.
• Wstrzymanie i wznowienie nie korzystają z tych ograniczeń odległości, chyba że włączono również ogólną opcję Wymagaj lokalizacji przy rejestracji czasu.

Ograniczenia dotyczą wszystkich pracowników z wyjątkiem tych, którym w konfiguracji pracownika zezwolono na rejestrację czasu pracy z dowolnego miejsca.

Ograniczona czynność wymaga aktualnej i wystarczająco dokładnej lokalizacji urządzenia. Jeśli pracownik znajduje się poza wszystkimi dozwolonymi lokalizacjami albo pozycji nie można potwierdzić, czynność nie zostaje zapisana. Zarchiwizowana lokalizacja nie może być użyta przy nowych rozpoczęciach ani zakończeniach, ale dane historyczne pozostają zachowane.

Konfiguracja

---

W Ustawienia ewidencji czasu pracy znajdziesz bloki: harmonogram przypomnień, dzienne przypomnienie o zarejestrowanych godzinach, lokalizacje organizacji, kioski rejestracji czasu pracy, konfigurację pracowników i dostęp zewnętrzny.

Harmonogram przypomnień

Blok Domyślny harmonogram przypomnień pozwala ustawić jeden lub kilka przedziałów początku i końca dla każdego dnia tygodnia.

• Na początku przedziału enrutar przypomina pracownikowi, jeśli nie rozpoczął lub nie wznowił dnia pracy.
• Na końcu przypomina, jeśli dzień pracy nadal trwa.
• Dodaj wiersz pozwala ustawić do 5 nienakładających się przedziałów dziennie, na przykład przy zmianie dzielonej.
• Kopiuj poniedziałek na dni robocze kopiuje przedziały z poniedziałku na dni od poniedziałku do piątku.
• Jeśli nie ustawiono żadnych faktycznych przedziałów, przypomnienia nie są wysyłane.

To domyślny harmonogram organizacji. Pracownicy bez własnej konfiguracji korzystają z tych przedziałów.

Przykład: dla zmiany dzielonej ustaw 08:00–13:00 i 15:00–18:00. enrutar traktuje każdy przedział osobno i nie wysyła błędnego przypomnienia między zmianami.

Przypomnienia o rozpoczęciu lub wznowieniu nie są wysyłane w dniach objętych zatwierdzoną nieobecnością. Jeśli dzień pracy nadal trwa, nie wyłącza to przypomnienia o zakończeniu.

Indywidualny harmonogram pracownika

W konfiguracji pracownika możesz określić osobny harmonogram według dni i przedziałów. Jeśli istnieje, zastępuje dla tej osoby domyślny harmonogram organizacji.

Rejestracja z dowolnego miejsca

Użytkownicy z Pełnym dostępem mogą w konfiguracji pracownika włączyć Zezwalaj na rejestrację czasu pracy z dowolnego miejsca, na przykład dla osoby pracującej zdalnie. Ograniczenia rozpoczęcia i zakończenia pracy według lokalizacji organizacji przestają jej dotyczyć, a na liście pojawia się Bez ograniczenia lokalizacji. Nie zwalnia to z udostępniania lokalizacji, jeśli organizacja jej wymaga. Jeśli ograniczenia są wyłączone, wyjątek zostaje zapisany, ale nie ma skutku.

Dzienne przypomnienie o zarejestrowanych godzinach

Użytkownicy z Pełnym dostępem mogą wysyłać wybranym pracownikom przypomnienie, gdy ich czas produktywny w danym dniu jest niższy od celu:

• Ustaw dzienny cel, godzinę kontroli i pracowników, którzy mają otrzymywać przypomnienie.
• Obliczenie obejmuje czas pracy i przejazdu zarejestrowany przy zleceniach i wizytach; przerwy nie są wliczane.
• Pracownik jest sprawdzany tylko w dniach wynikających z jego skutecznego harmonogramu osobistego lub harmonogramu organizacji.
• Przypomnienie nie jest wysyłane podczas zatwierdzonej nieobecności ani po osiągnięciu celu.
• Kontrola używa strefy czasowej organizacji i jest wykonywana raz na lokalny dzień.

Przypomnienie pojawia się w enrutar i może również zostać dostarczone e-mailem lub jako push, jeśli pracownik włączył te kanały. Jest dostarczane o ustawionej godzinie kontroli nawet poza osobistym harmonogramem powiadomień.

Kioski rejestracji czasu pracy

---

Kiosk to wspólny tablet lub telefon, na przykład w recepcji lub magazynie, na którym pracownicy rejestrują czas pracy za pomocą PIN-u, bez logowania się na swoje konto. Działa w przeglądarce oraz w aplikacjach na iOS i Androida.

Rejestracja i połączenie kiosku

Użytkownicy z Pełnym dostępem zarządzają kioskami w Ustawienia → Kioski rejestracji czasu pracy:

1. Kliknij Zarejestruj tablet i podaj Nazwa kiosku (na przykład „Recepcja”). Pracownicy zobaczą tę nazwę, aby wiedzieć, gdzie się rejestrują.
2. Kliknij Utwórz kod. 6-cyfrowy kod jest jednorazowy i wygasa po 10 minutach.
3. Na tablecie otwórz ekran logowania enrutar, kliknij Użyj tego urządzenia jako kiosku, wpisz kod i kliknij Połącz.

Po połączeniu tablet zamyka otwartą na nim sesję i przestaje otrzymywać powiadomienia, aby na wspólnym urządzeniu nie były widoczne niczyje powiadomienia. Po ponownym otwarciu aplikacji na tym tablecie od razu otwiera się kiosk.

Rejestracja czasu na kiosku

Na kiosku pojawiają się tylko aktywni pracownicy organizacji, którzy utworzyli PIN do kiosków w Moim koncie. Przed wpisaniem PIN-u kiosk pokazuje tylko imiona i zdjęcia.

1. Pracownik wyszukuje swoje imię i je wybiera.
2. Wpisuje swój 4-cyfrowy PIN.
3. Widzi stan swojego dnia pracy i może go rozpocząć, wstrzymać, wznowić lub zakończyć.

Każda rejestracja wymaga PIN-u. Sesja pracownika zamyka się sama po kilku sekundach bezczynności. Po kilku błędnych próbach wpisania PIN-u kiosk wymusza odczekanie przed kolejną próbą. Rejestracja na kiosku wymaga połączenia z internetem.

Lokalizacja na kiosku

Każdy kiosk ma opcję Wymagaj lokalizacji na tym kiosku, domyślnie włączoną. Gdy jest włączona, używany jest GPS tabletu i obowiązują zasady lokalizacji organizacji oraz poszczególnych pracowników.

Po jej wyłączeniu kiosk może rejestrować czas bez GPS, nawet jeśli organizacja wymaga lokalizacji. Używaj tego tylko na zaufanym tablecie: enrutar nie wykryje, czy tablet zostanie przeniesiony w inne miejsce. Takie wpisy są oznaczane jako zarejestrowane z autoryzowanego kiosku bez GPS.

Cofnięcie dostępu kiosku lub wyjście z trybu kiosku

• Revoke w ustawieniach sprawia, że tablet natychmiast przestaje pokazywać pracowników i umożliwiać rejestrację. Zapisane wpisy pozostają. Aby znów używać tabletu, trzeba go połączyć nowym kodem.
• Na samym tablecie Ustawienia kiosku → Wyjdź z trybu kiosku odłącza go bez udziału administratora.

Raporty

---

Ekran raportów zawiera raport ewidencji czasu pracy z godzinami pracowników, filtrowaniem po datach i eksportem.

Lista wczytuje do 1000 wpisów dla wybranego zakresu dat. Jeśli okres zawiera więcej wpisów, zawęź daty, aby przejrzeć pozostałe.

Historia wpisu pokazuje kiosk, z którego zarejestrowano czas, na przykład Kiosk „Recepcja”, oraz oznaczenie Brak GPS, jeśli ten kiosk rejestruje bez lokalizacji. Ta informacja pojawia się również w raporcie audytowym PDF.

Uprawnienia

---

• Ograniczony dostęp: tylko własne wpisy.
• Dostęp zarządzania: wpisy zespołu zgodnie z uprawnieniami, bez zmiany ustawień organizacji opisanych powyżej.
• Pełny dostęp: wszystkie wpisy oraz ustawienia organizacji.