Muchas empresas han oído que en 2026 llegará una nueva normativa de control horario digital. Sin embargo, antes de cambiar procesos o contratar una herramienta precipitadamente, conviene distinguir entre la obligación que ya está vigente y el nuevo reglamento que continúa en tramitación.
A fecha de actualización de este artículo, 14 de julio de 2026, el nuevo desarrollo reglamentario todavía no se ha publicado definitivamente en el Boletín Oficial del Estado. Sus requisitos concretos y su fecha de entrada en vigor, por tanto, aún pueden cambiar.
Lo que sí está clara es la dirección de la reforma: conseguir registros más fiables, accesibles y difíciles de manipular, además de facilitar el control de las jornadas reales y las horas extraordinarias.
Qué exige actualmente el registro de jornada
La obligación general de registrar la jornada existe en España desde 2019. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar un registro diario que incluya la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
La organización y documentación del registro se determina mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, una decisión empresarial adoptada después de consultar a los representantes legales de los trabajadores.
Además, la empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La norma vigente no impone con carácter general una tecnología concreta. Es posible utilizar diferentes sistemas siempre que el registro sea fiable y permita acreditar la jornada realizada. Aun así, una hoja en papel o una plantilla editable pueden generar dificultades a la hora de garantizar la trazabilidad, consultar la información y demostrar que los datos no se han modificado posteriormente.
Qué cambiaría con el nuevo registro horario digital
El proyecto impulsado por el Ministerio de Trabajo pretende desarrollar con más detalle cómo debe realizarse el registro. Aunque habrá que esperar al texto definitivo, los borradores y la información publicada apuntan a un modelo digital con acceso más inmediato para todas las partes implicadas.
Entre los principales cambios previstos se encuentran:
- Registro personal y directo de la jornada por parte de cada trabajador.
- Anotación del inicio, la finalización y las interrupciones que afecten al cómputo del tiempo de trabajo.
- Identificación y trazabilidad de las modificaciones realizadas sobre los datos originales.
- Acceso remoto e inmediato para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.
- Conservación de la información durante cuatro años.
- Uso de sistemas objetivos, fiables y accesibles que permitan comprobar la jornada efectiva.
Estos puntos describen la orientación de la reforma, pero todavía no deben tratarse como la redacción definitiva de la norma. También circulan titulares sobre nuevas sanciones y fechas obligatorias que pueden proceder de propuestas anteriores o textos que aún no han entrado en vigor. La referencia válida será siempre la versión publicada en el BOE.
Cómo afecta a las empresas de instalaciones y servicios de campo
El control horario resulta especialmente complejo cuando el equipo trabaja fuera de una oficina. Técnicos de mantenimiento, instaladores, electricistas, personal de limpieza o profesionales de asistencia técnica pueden comenzar la jornada desde ubicaciones diferentes, desplazarse entre varios clientes y realizar pausas o atender incidencias difíciles de reflejar en un sistema manual.
En estos casos, el problema no consiste únicamente en fichar. La empresa debe definir cómo se registran los desplazamientos, las pausas, las intervenciones y las posibles ampliaciones de jornada. También necesita un procedimiento para resolver olvidos o errores sin eliminar el registro original ni perder la trazabilidad.
El control horario tampoco debe confundirse con un seguimiento permanente de la ubicación del trabajador. Cualquier sistema empleado debe respetar la normativa laboral y de protección de datos, informar adecuadamente a la plantilla y limitar la recogida de información a lo necesario.
Una aplicación móvil puede simplificar el proceso porque permite registrar la jornada desde el lugar de trabajo y mantener la información centralizada. Sin embargo, la tecnología por sí sola no garantiza el cumplimiento: también hacen falta reglas internas claras, formación y una gestión transparente de las correcciones.
Cómo puede prepararse una empresa
No es necesario esperar a la publicación del reglamento para revisar el sistema actual. Digitalizar el registro con antelación puede reducir errores y facilitar la adaptación cuando se conozca el texto definitivo.
Un buen punto de partida es comprobar quién debe registrar la jornada, cómo se gestionan las pausas, qué sucede cuando alguien olvida fichar y quién puede corregir una entrada. También conviene verificar si los datos se conservan durante cuatro años, si pueden consultarse fácilmente y si cada modificación deja constancia de quién la realizó y por qué.
Para preparar el cambio con orden:
- Documenta el proceso actual y detecta registros incompletos, duplicados o modificables sin control.
- Define una política de fichaje comprensible para trabajadores presenciales, móviles y en remoto.
- Comprueba que la herramienta permite consultar y exportar la información sin depender de procesos manuales.
- Establece un procedimiento trazable para olvidos, incidencias y correcciones.
- Informa y forma al equipo antes de implantar el sistema.
- Revisa el proceso cuando se publique la norma definitiva y adapta los campos o accesos necesarios.
Del fichaje aislado a una operativa conectada
En una empresa de servicios de campo, el registro horario aporta más valor cuando se integra de forma natural en el trabajo diario. Si el técnico ya utiliza una aplicación para consultar sus visitas, cambiar el estado de una tarea, adjuntar fotografías o recoger una firma, registrar el inicio y el final de su jornada desde el mismo entorno reduce fricción y olvidos.
enrutar ayuda a organizar trabajos, clientes, rutas y equipos desde una plataforma centralizada. Su aplicación móvil permite que los técnicos fichen y actualicen las intervenciones desde el teléfono, manteniendo la información operativa conectada y accesible.
Cuando se publique la nueva regulación, será necesario contrastar las funciones concretas de cualquier herramienta con los requisitos definitivos del BOE. Preparar los procesos y centralizar la información desde ahora, no obstante, evita tener que empezar de cero.
Más que una obligación administrativa
Un registro coherente ayuda a detectar jornadas excesivas, tiempos muertos, problemas de planificación y cargas de trabajo mal repartidas. Para obtener información útil, los datos deben ser completos y el equipo debe entender por qué se recogen y cómo se utilizan.
Las empresas que revisen ahora sus procesos tendrán más margen para adaptarse sin prisas. El objetivo no es fichar más, sino disponer de un sistema sencillo, fiable y compatible con la realidad del trabajo diario.
Si gestionas técnicos, instalaciones o mantenimientos y quieres centralizar el fichaje junto con los trabajos y las rutas, puedes solicitar una demostración de enrutar.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Antes de tomar decisiones, comprueba la publicación definitiva de la regulación y consulta, cuando sea necesario, con un profesional especializado en derecho laboral y protección de datos.