Zlecenie zostało wykonane, ale klient nie płaci. W tej branży spotkało to każdego. Kluczowe jest metodyczne działanie, a nie złość.
Według danych branżowych firmy świadczące usługi techniczne w Hiszpanii odnotowują średni poziom zaległych płatności wynoszący 5-8% obrotu. W firmie osiągającej roczny obrót na poziomie 200.000 € oznacza to 10.000-16.000 €, które przepadają lub wpływają z wielomiesięcznym opóźnieniem. A tych pieniędzy potrzebujesz na wynagrodzenia, materiały i własne faktury.
Krok 1: Lepiej zapobiegać niż leczyć
80% zaległych płatności można uniknąć dzięki następującym praktykom:
- Podpisany kosztorys przed rozpoczęciem pracy. Zawsze. Nawet przy niewielkim zleceniu. Podpisany kosztorys jest umową. Bez niego nie masz odpowiedniej ochrony.
- Poproś o zaliczkę. W przypadku większych zleceń poproś o 30-50% z góry. To standardowa praktyka, z którą rzetelny klient nie będzie miał problemu. Odmowa powinna być sygnałem ostrzegawczym.
- Wystaw fakturę od razu po zakończeniu, a nie „wyślę ją później”. Im dłużej zwlekasz z wystawieniem faktury, tym później otrzymasz zapłatę. Wystaw ją w dniu zakończenia pracy — najlepiej od razu, korzystając z telefonu.
- Ustal jasne warunki płatności. „Płatność w ciągu 30 dni” to standard. Zapisz to w kosztorysie.
Krok 2: Klient nie zapłacił. Co teraz?
Zanim się zdenerwujesz, pamiętaj, że wiele zaległości wynika z przeoczenia, a nie ze złej woli. Zalecana kolejność działań:
- 7. dzień po terminie płatności: Uprzejma wiadomość przez WhatsApp lub e-mail. „Dzień dobry, przesyłam fakturę nr X na wypadek, gdyby gdzieś umknęła. Czy wszystko się zgadza?”
- 15. dzień: Rozmowa telefoniczna. Bezpośrednia, ale uprzejma. „Dzień dobry, faktura sprzed dwóch tygodni nadal nie została opłacona. Czy pojawił się jakiś problem?”
- 30. dzień: Formalna wiadomość na piśmie (e-mail lub list). „Informuję, że termin płatności faktury nr X upłynął 30 dni temu. Liczę na polubowne rozwiązanie sprawy.”
- 45. dzień: Burofax lub list polecony z wezwaniem do zapłaty. Na tym etapie sprawa jest już poważna. Dołącz fakturę i podpisany kosztorys oraz wyznacz 10-dniowy termin płatności.
- Od 60. dnia: Dochodzenie roszczenia na drodze sądowej. W przypadku faktur do 6.000 € możesz skorzystać z postępowania upominawczego (Proceso Monitorio), które przebiega szybko i nie wymaga adwokata. Potrzebujesz jedynie faktury i dowodu wykonania usługi.
Czy warto iść do sądu?
W przypadku dużych faktur — tak. Przy mniejszych kwotach warto wszystko przeliczyć. Postępowanie upominawcze (Proceso Monitorio) nie wiąże się z kosztami adwokata, ale jeśli dług przekracza 2.000 €, trzeba pokryć koszty pełnomocnika procesowego. Czasami wystarczy samo zagrożenie wysłaniem burofaksu — 60% dłużników płaci po jego otrzymaniu.
Czego NIE należy robić:
- Publicznie piętnować dłużnika w mediach społecznościowych. To kuszące, ale może stanowić przestępstwo przeciwko czci. Nie rób tego.
- Grozić. Nawet żartem. Przysporzy Ci to wyłącznie problemów prawnych.
- Rezygnować z dochodzenia należności, „bo to się nie opłaca”. Jeśli zaczniesz traktować brak zapłaty jako normę, sytuacja będzie się powtarzać. Zawsze dochodź należności, nawet niewielkich.
- Odmawiać kolejnych zleceń dobrym klientom z powodu jednorazowego opóźnienia. Odróżniaj dłużników od osób, które zwyczajnie przeoczyły termin. Każdemu może zdarzyć się gorszy miesiąc.
Kluczowe narzędzie: rejestr zaległych płatności
Prowadź rejestr zawierający informacje o tym, kto jest Ci winien pieniądze, ile, od kiedy oraz jakie działania zostały podjęte. Nie polegaj na pamięci. Wystarczy prosty arkusz Excel lub Twój system zarządzania.