Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność albo małą firmę świadczącą usługi techniczne, istnieją terminy i obowiązki, których nie możesz pominąć. Ten przewodnik przedstawia je bez żargonu.
Nie jestem doradcą podatkowym — od tego masz swoją księgowość. Jednak po rozmowach z setkami specjalistów z branży wiem, że właśnie te kwestie wywołują najwięcej niejasności.
Kwartalne obowiązki, o których nie możesz zapomnieć
Co kwartał musisz złożyć:
- Formularz 303 (IVA). Wykazujesz podatek IVA pobrany od klientów pomniejszony o ten, który zapłaciłeś. Różnicę wpłacasz hiszpańskiemu urzędowi skarbowemu. Terminy: 20 kwietnia, 20 lipca, 20 października i 30 stycznia.
- Formularz 130 (IRPF). Zaliczka na podatek IRPF. Zasadniczo wpłacasz z góry 20% kwartalnego zysku. Obowiązują te same terminy co w przypadku formularza 303.
Jeśli zatrudniasz pracowników, dodatkowo:
- Formularz 111. Zaliczki na podatek IRPF potrącane z wynagrodzeń.
- Składki na ubezpieczenia społeczne. Miesięczna składka za każdego pracownika.
Składka na ubezpieczenie społeczne samozatrudnionych w 2026 roku
Od 2023 roku wysokość składki dla samozatrudnionych jest obliczana według przedziałów rzeczywistych dochodów. W 2026 roku stawki wynoszą od około 230 €/miesiąc przy niskim dochodzie netto do ponad 500 €/miesiąc przy wysokim dochodzie. Sprawdź aktualną tabelę na stronie hiszpańskiego systemu ubezpieczeń społecznych lub zapytaj swoją księgowość.
Kluczowa rada: wielu techników płaci wyższą składkę, niż powinno, ponieważ nie zaktualizowali swojego przedziału dochodowego. Sprawdź to.
Koszty uzyskania przychodu, z których nie korzystasz
- Samochód dostawczy. Jeśli korzystasz z niego wyłącznie do pracy, możesz odliczyć 100% kosztów leasingu, ubezpieczenia, paliwa, napraw i opłat drogowych. W przypadku użytku mieszanego — 50%.
- Narzędzia i sprzęt. Wszystko, co kupujesz do pracy, stanowi koszt uzyskania przychodu. Zachowuj faktury.
- Telefon komórkowy. Jeśli masz numer przeznaczony wyłącznie do pracy — 100%. W przypadku użytku mieszanego — 50%.
- Odzież robocza. Środki ochrony indywidualnej, buty, uniformy z logo. Stanowią koszt uzyskania przychodu.
- Szkolenia. Kursy, certyfikaty i uprawnienia. Wszystkie stanowią koszt uzyskania przychodu, jeśli są związane z prowadzoną działalnością.
- Oprogramowanie i aplikacje. Programy do zarządzania, fakturowania itp. Stanowią koszt uzyskania przychodu w 100%.
- Diety i podróże służbowe. Jeśli jesz poza domem w związku z pracą, limit wynosi do 26,67 €/dzień bez noclegu i 53,34 €/dzień z noclegiem. Musisz zapłacić kartą, a faktura powinna być wystawiona na Ciebie.
- Składki na ubezpieczenia zawodowe oraz opłaty na rzecz izb i stowarzyszeń. Stanowią koszt uzyskania przychodu.
Najbardziej kosztowny błąd: mieszanie finansów osobistych i firmowych
Otwórz osobny rachunek bankowy dla firmy. Nie musi to być „rachunek firmowy” — wystarczy zwykły rachunek bieżący. Ważne, aby przepływały przez niego wszystkie firmowe środki. Upraszcza to księgowość, zmniejsza liczbę błędów i zapewnia pełną przejrzystość w razie ewentualnej kontroli.
Jednoosobowa działalność czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?
Ogólna zasada: jeśli Twój roczny dochód netto wynosi mniej niż 40.000-50.000 €, wybierz jednoosobową działalność. Przy wyższych kwotach spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (SL) zaczyna przynosić korzyści podatkowe (stała stawka 25% zamiast progresywnych przedziałów IRPF). SL oznacza jednak więcej biurokracji i wyższe koszty obsługi. Porozmawiaj o tym z doradcą, gdy znajdziesz się w tym przedziale.
Trzy nawyki, dzięki którym unikniesz przykrych niespodzianek
- Zapisuj cyfrowo wszystkie faktury jeszcze tego samego dnia. Zrób zdjęcie telefonem i je zachowaj. Jeśli zgubisz papierowy dokument, stracisz możliwość odliczenia.
- Odkładaj 25-30% każdej otrzymanej płatności. To pieniądze na podatki. Nie ruszaj ich. Wielu samozatrudnionych wydaje wszystko, a potem pod koniec kwartału boleśnie odczuwa skutki.
- Spotykaj się ze swoją księgowością co najmniej raz na kwartał. Nie tylko po to, by złożyć formularze — rozmawiajcie także o kondycji firmy i możliwościach optymalizacji.