En los servicios técnicos, un flujo de trabajo bien definido garantiza que cada trabajo avance de manera clara y previsible. La creación de estados y la adopción de procesos estandarizados ayudan a que todo el equipo esté alineado y se reduzcan los tiempos de espera y las interrupciones.
¿Qué son los estados?
Un estado es una etiqueta que define la situación actual de un trabajo o visita. Ejemplos comunes son: «Pendiente», «En proceso», «En espera de materiales», «Completado» o «Facturado». Cada empresa puede personalizar sus estados según su metodología de trabajo.
Ventajas de utilizar estados
- Visibilidad del progreso. Un tablero Kanban permite ver de un vistazo cuántos trabajos están en cada fase. Esto facilita la asignación de recursos y la detección de cuellos de botella.
- Comunicación interna. Cuando un técnico cambia el estado de un trabajo, el equipo de oficina recibe una notificación. De esta forma, todos saben si un trabajo está listo para la siguiente fase o si requiere atención.
- Estandarización de procesos. Definir estados fomenta que cada trabajo siga un camino común: recepción de solicitud, asignación, visita, seguimiento, cierre, facturación, etc.
- Trazabilidad. Los cambios de estado quedan registrados, lo que aporta un historial completo de cada trabajo. Esto es útil para auditorías o para analizar la eficiencia de los procesos.
Cómo diseñar un flujo de estados
- Mapea tu proceso actual. Haz un listado de las fases que atraviesa un trabajo desde que entra en el sistema hasta que se factura y se cierra.
- Agrupa fases similares. Para simplificar, evita crear un estado para cada microtarea. Agrupa acciones que se puedan considerar como una misma etapa.
- Define disparadores. Determina qué evento provoca el avance al siguiente estado: completar una visita, aprobar un presupuesto, recibir material, etc.
- Asigna responsabilidades. Establece quién es responsable de mover un trabajo de un estado a otro: el técnico, el supervisor o el administrativo.
- Revisa y ajusta. A medida que uses el sistema, podrás detectar estados que no aportan valor o fases que faltan. Ajusta el flujo según la experiencia de tu equipo.
Procesos complementarios
- Reglas de notificación. Configura alertas automáticas cuando un trabajo cambie de estado o permanezca demasiados días en la misma fase.
- Checklists asociadas. Asocia listas de verificación a cada estado para asegurar que se cumplan todos los requisitos antes de avanzar (por ejemplo, comprobar que se han tomado fotos, firmado el parte y registrado el material).
- Integración con facturación. El paso al estado «Completado» o «Aceptado» puede desencadenar la emisión de una factura o la generación de un parte de trabajo para el cliente.
Conclusión
Definir estados claros y mantenerlos en un tablero accesible contribuye a una gestión de trabajos más transparente y eficiente. Combinados con procesos bien definidos y notificaciones automáticas, los estados se convierten en una herramienta poderosa para organizar el trabajo de campo y garantizar que los proyectos avanzan sin contratiempos.