Por qué dejar Excel (sin saltar al vacío)
Excel ha sido un gran aliado, pero cuando crecen los clientes, los trabajos y los técnicos, aparecen duplicados, versiones desincronizadas y una coordinación frágil. Una plataforma unificada como enrutar.com aporta trazabilidad , automatización y visibilidad en tiempo real , sin exigir un “big bang” que ponga en riesgo la operación.
Plan realista de migración: paso a paso
1) Inventario y alcance
Define qué moverás primero: datos maestros (clientes, ubicaciones, contratos), trabajos activos y planificados, rutas, permisos de usuarios y plantillas de comunicación. Identifica dependencias y reglas de negocio que hoy están “en la cabeza” del equipo.
2) Limpieza de datos
Antes de importar, normaliza nombres, unifica formatos y elimina duplicados. Estandariza direcciones y teléfonos. Marca campos obligatorios (por ejemplo, persona de contacto y horario de acceso) para reducir incidencias en desplazamientos y visitas.
3) Importaciones controladas
Empieza por maestros y sigue con históricos relevantes (últimos 12-24 meses). Valida con muestras y revisa que cada registro tenga propietario, estado y etiquetas coherentes. En enrutar.com, los clientes, trabajos y rutas se importan conservando el histórico y la trazabilidad.
4) Permisos y roles
Crea perfiles por función: administrador, coordinador, técnico y finanzas. Limita quién puede archivar, reabrir o cancelar trabajos. Asegura que las vistas por equipo reflejen su carga real.
Pilotos por equipo: adopción sin fricciones
Lanza un piloto por cuadrilla o zona durante 2-4 semanas. Objetivo: confirmar flujos clave y recoger feedback. En enrutar, los técnicos usan la app móvil para fichar, cambiar estados y adjuntar fotos, vídeos o firmas en segundos; además, añaden comentarios con notas de voz que la IA transcribe, acelerando la actualización del parte. Mientras, coordinación prueba la asignación flexible y las rutas inteligentes con Google Maps para evitar solapamientos y tiempos muertos.
Pequeñas victorias rápidas consolidan el cambio: recordatorios automáticos de visitas, mensajes bidireccionales por WhatsApp Business desde la ficha del cliente y órdenes de compra dictadas por voz. A partir de ahí, amplía a más equipos.
Formación práctica y soporte
Combina sesiones cortas por rol con guías de “primer día”. Usa casos reales del piloto. Establece un canal de dudas y un responsable de adopción por equipo. Mide la curva de aprendizaje: cuántos técnicos cierran tareas desde la app y cuánto tardan en hacerlo.
Indicadores de éxito en los primeros 90 días
- Tiempo medio desde asignación hasta cierre por tipo de trabajo
- % de trabajos con evidencias adjuntas (fotos, vídeo o firma)
- Reducción de tiempos muertos en ruta y de solapamientos
- Tasa de uso de la app por técnico y actualización de estado en el día
- Disminución de incidencias por datos incompletos de cliente
- Ahorro estimado en costes operativos y desplazamientos
Con enrutar se observan mejoras tempranas: hasta un 30% de optimización de procesos al consolidar gestión de trabajos, clientes y rutas en un solo lugar, con historial completo , automatización de visitas y medición continua.
Escala y estandariza
Tras el piloto, documenta el “modo estándar”: plantillas de trabajo, estados, nomenclaturas y SLAs. Programa importaciones periódicas si aún convives con sistemas legados y establece revisiones quincenales de KPIs. Cuando todo fluya, migra el resto de equipos y el histórico adicional que aporte valor.
Digitalizar sin detener la operación
La clave no es volcar todo de golpe, sino priorizar , probar y corregir. Con un plan por fases y funcionalidades pensadas para campo, tu equipo gana control y velocidad. ?Listo para verlo en acción? Solicita una demo en enrutar.com.